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Antivirus, Firewall, EDR, MDR und Bedrohungserkennung. Audits in dieser Kategorie decken oft Ghost-Lizenzen von Mitarbeitenden auf, die seit Monaten nicht mehr im Dienst sind. Vendor-True-ups folgen kurz darauf mit direkten Auswirkungen auf ISO 27001 und NIS2 Compliance.

Microsoft Teams, Slack, Zoom und Webex. Nutzerbasierte Lizenzen wachsen automatisch mit bei Neueinstellungen, aber eine Reduktion nach Austritten oder Reorganisationen wird selten umgesetzt. Die Differenz zwischen aktiven und fakturierten Seats beträgt bei Grossunternehmen typischerweise 8 bis 15 Prozent.

Adobe Creative Cloud, Figma, Sketch und Video-Produktionssuiten. Abonnementspreise mit jährlichen Steigerungen von 5 bis 15 Prozent. Named-User-Lizenzen sind der Standard; Floating-Einsätze sind vertraglich meist ausgeschlossen.

Systemverwaltung, Monitoring, Virtualisierung und Cloud-Infrastruktur. VMware, Veeam, Datadog und SolarWinds rechnen mit verschiedenen Metriken: CPU-Cores, Sockets, Nodes, vCPUs und Named Users. Prüfungen in dieser Kategorie enden regelmässig mit Nachforderungen im sechsstelligen Bereich.

Aufgabenverwaltung, Planung und Workflow-Automatisierung. Asana, Monday, ClickUp und Notion werden praktisch immer direkt von einzelnen Teams eingeführt, ohne den Einkauf. Drei bis fünf sich überschneidende Tools pro Organisation sind keine Ausnahme.

Hyperscaler (AWS, Azure, GCP) und spezialisierte Anbieter wie Nasuni, Cloudian und Wasabi. Consumption-basierte Preise ohne Commitment-Disziplin führen strukturell zu 20 bis 40 Prozent Mehrkosten, insbesondere bei Storage-Tiers und Egress-Traffic.

HRIS, Onboarding, Leistungsmanagement und LMS. Workday, SuccessFactors, AFAS und Personio arbeiten mit nutzerbasierter Preisgestaltung und Verträgen von drei bis fünf Jahren. Ghost-User nach Reorganisationen bleiben oft monatelang bis jahrelang in der Abrechnung bestehen.

CLM, E-Signatur, Compliance-Erfassung und Audit-Trails. DocuSign, Ironclad und Conga verwenden Envelope- oder Seat-basierte Preise auf Unternehmensebene. DORA und NIS2 treiben die Akzeptanz in der EMEA-Region weiter voran.