Vertragsverwaltung & Renewals
Das Problem: Automatische Verlängerungen, die niemand prüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr leicht an, Bedingungen verschieben sich, Lizenzen für ehemalige Mitarbeitende laufen weiter. Und irgendwann wird der Vertrag um ein Jahr verlängert, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Bei Enterprise Organisationen mit hunderten Softwareverträgen ist das keine Ausnahme, sondern die Regel. Es kostet monatlich Geld und verursacht Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unser Vorgehen: Eine Übersicht, proaktive Signalisierung
Vertragsverwaltung bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fester Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio überwacht, Renewal-Daten im Blick behält und rechtzeitig alarmiert, lange bevor die Deadline eintrifft, unter der Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist in der Vertragsverwaltung inbegriffen?
Was SoftVaro Vertragsverwaltung umfasst, praxisnah und ohne Overhead.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht all Ihrer Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Anzahl Lizenzen und wichtige Daten. Immer aktuell.
Proaktive Signalisierung
Wir geben bei jeder Renewal-Deadline Bescheid. Nicht erst 2 Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate im Voraus.
Preisentwicklung im Blick
Jährliche Preiserhöhungen aufzeigen. Wir entdecken Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob die bezahlten Lizenzen auch wirklich genutzt werden. Unbenutzte Lizenzen sind direkte Einsparungen.
Renewal-Verhandlung
Jede Renewal ist ein Verhandlungszeitpunkt. Wir bereiten vor und führen die Verhandlungen, wenn Sie wünschen.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst nachverfolgen müssen.
So sieht der Renewal-Prozess aus
Frühe Prüfung
Renewal rückt näher. Wir prüfen den Lizenzvertrag basierend auf Benchmark-Daten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, Migration zu einer Alternative, oder Run-Down? Die Entscheidung liegt bei Ihnen, wir liefern die Grundlage.
Verhandlung
Wo nötig starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Benchmark-Daten und interner Analyse erzielen wir bessere Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Konditionen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen dafür, dass alles stimmt.
Monitoring-Phase
Ein neuer Zyklus beginnt. Wir bleiben dran: Nutzung, Preisentwicklung, Vertragsdaten. Auf zum nächsten Renewal.
Darum ist das wichtig
der ideale Zeitpunkt für den Start vor einer Renewal
durchschnittliche jährliche Preiserhöhung seitens Softwarehersteller
realisierte Einsparungen bei unseren Kunden
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie erhalten eine klare Berichterstattung, ohne dass Sie selbst Daten übertragen oder ein Tool implementieren müssen.
Wie viel Zeit beansprucht es bei uns?
Der Start verlangt eine Kick-off-Session von ca. 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich Ihr Zeitaufwand auf Entscheidungsphasen bei Renewals, durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet SoftVaro?
Alle Softwareverträge, die Sie im Griff haben wollen. Das kann mit 5 kritischen Verträgen beginnen bis hin zum ganzen Portfolio. Klein anfangen und ausbauen ist jederzeit möglich.
Wie verdient SoftVaro?
Wir starten klein. Für Ihre erste Anfrage oder Renewal vereinbaren wir transparent, was SoftVaro verdient. Sie wissen also vor dem Start, woran Sie sind, ohne Verpflichtungen danach. Gefällt die Zusammenarbeit und wächst sie, treffen wir gemeinsam Vereinbarungen passend zur Grösse Ihres Portfolios, z.B. eine Jahresvereinbarung oder einen Rahmenvertrag.
Kann ich mit nur einem Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen holen uns für einen spezifischen Vertrag, der teuer ist oder bald ausläuft. Gefällt es, bauen wir aus.
Renewal in Sicht? Oder einfach mehr Kontrolle wollen?
Schicken Sie uns eine Übersicht Ihrer wichtigsten Verträge oder des Vertrags, der bald ausläuft. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden und zeigen Ihnen, was wir tun können.