Verlängerungen
Das Problem: Automatische Verlängerungen, die niemand prüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr ein wenig, Bedingungen ändern sich, Lizenzen von ehemaligen Mitarbeitenden laufen weiter. Und irgendwann ist der Vertrag ein Jahr länger verlängert, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Bei Enterprise-Organisationen mit dutzenden Softwareverträgen ist das eher die Regel als die Ausnahme. Das kostet jeden Monat Geld und verursacht Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung auffallen.
Unser Ansatz: Eine Übersicht, proaktive Signalisierung
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fester Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio überwacht, Verlängerungsdaten im Blick behält und rechtzeitig Alarm schlägt – lange bevor die Frist abläuft und Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Was SoftVaro Vertragsmanagement praktisch und ohne Overhead umfasst.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht aller Ihrer Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzanzahlen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Signalisierung
Wir schlagen lange vor jeder Verlängerungsfrist Alarm. Nicht zwei Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate.
Preisentwicklung verfolgen
Jährliche Preiserhöhungen auf einen Blick. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob die bezahlten Lizenzen auch wirklich genutzt werden. Unbenutzte Lizenzen sind direkte Einsparungen.
Verhandlungsführung bei Verlängerung
Jede Verlängerung ist ein Verhandlungszeitpunkt. Wir bereiten vor und führen aus, wenn Sie wollen.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst pflegen müssen.
So sieht der Verlängerungsprozess aus
Frühe Überprüfung
Die Verlängerung rückt in Sicht. Wir prüfen den Lizenzvertrag basierend auf aktuellen Marktdaten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategieentscheidung
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, zu einer Alternative wechseln oder reduzieren? Die Wahl liegt bei Ihnen, wir liefern die Grundlagen.
Verhandlung
Wo nötig starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Marktdaten und interner Analyse holen wir die besten Konditionen heraus.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Bedingungen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen für die Richtigkeit.
Überwachungsphase
Neuer Verlängerungsprozess beginnt. Wir überwachen weiterhin Nutzung, Preisentwicklung, Vertragsdaten. Auf zur nächsten Verlängerung.
Darum ist das wichtig
der Verlängerungen werden bei Enterprise-Organisationen stillschweigend verlängert
durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen von Softwareherstellern
Verhandlungsspielraum, wenn man früh beginnt
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Pflege Ihres Portfolios. Sie erhalten eine klare Berichterstattung, ohne dass Sie selbst Daten übertragen oder ein Tool einführen müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach ist Ihr Zeitaufwand auf Entscheidungszeitpunkte bei Verlängerungen beschränkt, durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwalten Sie?
Alle Softwareverträge, über die Sie Kontrolle haben möchten. Das kann mit 5 kritischen Verträgen starten und bis zu Ihrem vollständigen Portfolio erweitert werden. Klein starten und ausbauen ist jederzeit möglich.
Was kostet kontinuierliches Vertragsmanagement?
Wir bieten drei Modelle an: fixe Monatsgebühr für kontinuierliches Management, Performance-Gebühr auf Einsparungen bei Verlängerungen oder eine Kombination davon. Welches Modell zu Ihnen passt, bestimmen wir gemeinsam anhand Ihres Portfolios.
Kann ich mit einem einzigen Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen engagieren uns für einen spezifischen Vertrag, der viel kostet oder bald ausläuft. Wenn es passt, bauen wir aus.
Verlängerung in Sicht? Oder einfach mehr Kontrolle gewünscht?
Schicken Sie uns eine Übersicht Ihrer wichtigsten Verträge oder des Vertrags, der bald ausläuft. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden und zeigen Ihnen, was wir tun können.