Was ist Shadow IT und warum ist es ein Risiko?
Shadow IT, Software die Mitarbeitende ohne IT-Genehmigung verwenden, ist grösser und riskanter als die meisten Organisationen glauben. Was es ist, wie es entsteht und wie Sie damit umgehen.
- 25. August 2026
- 5 Min.
Shadow IT ist eine der grössten blinden Flecken im Management von Software bei Enterprise-Organisationen. Es handelt sich um alle Technologien, die Mitarbeitende ohne Genehmigung von IT oder Einkauf nutzen: Apps, Cloud-Speicher und Kommunikationstools. Und es ist grösser, als viele Organisationen glauben.
Wie entsteht Shadow IT?
Fast immer aus einem echten Problem heraus. Ein Mitarbeitender braucht ein Tool, die Genehmigung dauert zu lange oder die Alternative von der IT ist umständlich. Der kürzeste Weg ist ein kostenloses Konto oder ein kleines Abo auf der Firmenkreditkarte.
Was mit einer Person beginnt, wächst schnell. Kolleginnen und Kollegen steigen ein, Dateien werden über nicht genehmigte Plattformen geteilt und vertrauliche Firmendaten gelangen zu Parteien, mit denen niemand Vereinbarungen hat.
Warum ist Shadow IT ein Problem?
1. Sicherheitsrisiken. Nicht genehmigte Tools werden nicht beurteilt, nicht aktualisiert und nicht überwacht.
2. Compliance-Risiken. Daten, die über diese Tools verarbeitet werden, liegen ausserhalb Ihrer Kontrolle, während Ihre Organisation unter DSGVO dennoch verantwortlich bleibt.
3. Verschwendung. Sie zahlen für zentrale Tools, während Mitarbeitende zusätzlich andere Tools verwenden, die dasselbe leisten.
Shadow IT und das Cybersicherheitsgesetz
Seit dem 15. August 2026 gilt in der Schweiz das Cybersicherheitsgesetz, die Schweizer Umsetzung von NIS2. Organisationen, die darunterfallen, müssen die Risiken in ihrer Lieferkette kontrollieren, einschließlich ihrer ICT-Lieferanten. Shadow IT macht diese Übersicht per Definition unvollständig.
Wie gehen Sie Shadow IT an?
Verbieten Sie nicht gleich, sondern verstehen Sie zuerst. Warum verwenden Mitarbeitende bestimmte Tools und was fehlt im genehmigten Angebot? Analysieren Sie Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen auf unbekannte Abos, fragen Sie Mitarbeitende, welche Tools sie nutzen, und bringen Sie die Ergebnisse bei IT und Einkauf zusammen.
Beachten Sie auch die neuste Variante: Fachstellen, die selbst KI-Tools beschaffen. Mehr dazu in unserem Artikel Shadow AI: die neue Shadow IT.
Wie SoftVaro unterstützt
SoftVaro kartiert Ihre gesamte Softwarelandschaft, einschliesslich Tools, die ausserhalb der IT beschafft wurden. Anschliessend unterstützen wir Sie beim Konsolidieren zu Software mit guten geschäftlichen Bedingungen.
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Was ist Shadow IT genau?
Shadow IT bezeichnet alle Software und Technologien, die Mitarbeitende ohne Genehmigung oder Wissen von IT oder Einkauf verwenden, wie kostenfreie Tools, persönliche Cloud-Speicher oder nicht genehmigte Kommunikationsplattformen.
Wie entdecken Sie, welche Shadow IT in Ihrer Organisation vorhanden ist?
Beginnen Sie bei Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen. Fragen Sie zusätzlich die Mitarbeitenden, welche Tools sie nutzen, und ergänzen Sie dies mit Daten aus Ihrem IT-Management oder SAM-Tooling.
Hat Shadow IT Auswirkungen unter dem Cybersecurity-Gesetz?
Das Cybersecurity-Gesetz verpflichtet betroffene Organisationen, die Risiken in ihrer Lieferkette zu beherrschen. Software, die ausserhalb der IT angeschafft wurde, gehört ebenfalls dazu.
Bereit, bei Software zu sparen?
SoftVaro verhandelt für dich die besten Konditionen bei über 4'000 Lieferanten. Unabhängig, transparent, innert 24 Stunden.