Qu’est-ce que le shadow IT et pourquoi est-ce un risque ?

Le shadow IT est l’un des angles morts majeurs dans la gestion des logiciels en entreprise. Ce terme désigne toutes les technologies, logiciels, applications, solutions de stockage cloud, outils de communication que les collaborateurs utilisent sans l’accord explicite des services IT ou des achats. Et sa croissance est bien plus importante que ce que la plupart des organisations réalisent.

Comment le shadow IT apparaît-il ?

Le shadow IT naît presque toujours d’un problème réel. Un collaborateur a besoin d’un outil pour accomplir son travail, la procédure d’approbation est trop longue ou l’alternative proposée par le service informatique est peu pratique. Le plus simple est alors de créer un compte gratuit ou de souscrire un abonnement à petite échelle sur la carte bancaire de l’entreprise.

Ce qui débute avec une seule personne et un seul outil se développe rapidement. Des collègues s’y mettent, des fichiers sont partagés via des plateformes non approuvées et des données sensibles de l’entreprise se retrouvent sur des serveurs hors de l’UE, souvent à l’insu de tous.

Pourquoi le shadow IT pose-t-il problème ?

Le shadow IT engendre trois conséquences concrètes :

1. Risques de sécurité. Les outils non approuvés ne sont pas vérifiés en termes de sécurité, ne sont pas mis à jour ni surveillés. Ils représentent une porte ouverte aux fuites de données et aux cyberattaques.

2. Risques de conformité. Les données traitées via des outils non approuvés échappent au contrôle RGPD de l’organisation. En cas de fuite, l’entreprise reste néanmoins responsable.

3. Gaspillage. Les organisations paient pour des outils centralisés tandis que les collaborateurs utilisent en parallèle des alternatives gratuites ou peu coûteuses. La consolidation est impossible sans visibilité.

Shadow IT et NIS2

Avec l’arrivée de NIS2, le shadow IT devient un risque encore plus important. L’obligation de diligence impose aux entreprises de disposer d’une vue à jour de tous les logiciels et fournisseurs, y compris des outils acquis en dehors des processus d’achat formels. Le shadow IT rend cet aperçu par nature incomplet.

Comment gérer le shadow IT ?

La démarche ne commence pas par interdire, mais par comprendre. Pourquoi les collaborateurs utilisent-ils certains outils ? Qu’est-ce qui manque dans l’offre approuvée ? Ce n’est qu’une fois ces questions répondues que vous pouvez consolider efficacement et améliorer l’offre logicielle formelle.

Quelques étapes pratiques : analysez les relevés de carte bancaire et factures pour repérer les abonnements logiciels inconnus, réalisez un sondage auprès des collaborateurs sur les outils utilisés, puis partagez les résultats avec les services IT et achats pour une approche consolidée.