Was ist Shadow IT und warum ist sie ein Risiko?
Shadow IT – Software, die Mitarbeiter ohne Zustimmung der IT nutzen, ist größer und riskanter als die meisten Organisationen glauben. Was es ist, wie es entsteht und wie Sie es angehen.
- 25. August 2026
- 5 Min.
Shadow IT ist eine der größten blinden Flecken im Management von Software bei Enterprise-Organisationen. Es handelt sich um alle Technologien, die Mitarbeiter ohne Genehmigung von IT oder Einkauf verwenden: Apps, Cloudspeicher und Kommunikationstools. Und es ist größer als die meisten Organisationen vermuten.
Wie entsteht Shadow IT?
Fast immer aus einem echten Problem heraus. Ein Mitarbeiter benötigt ein Tool, die Genehmigung dauert zu lange oder die Alternative der IT ist unpraktisch. Der kürzeste Weg ist ein Gratisaccount oder ein kleines Abonnement auf der Firmenkreditkarte.
Was bei einer einzigen Person beginnt, wächst schnell. Kollegen steigen ein, Dateien werden über nicht genehmigte Plattformen geteilt, und unternehmenskritische Daten landen bei Parteien, mit denen niemand Vereinbarungen getroffen hat.
Warum ist Shadow IT ein Problem?
1. Sicherheitsrisiken. Nicht genehmigte Tools werden nicht bewertet, nicht aktualisiert und nicht überwacht.
2. Compliance-Risiken. Daten, die über diese Tools verarbeitet werden, liegen außerhalb Ihrer Kontrolle, obwohl Ihre Organisation weiterhin nach der DSGVO verantwortlich ist.
3. Verschwendung. Sie zahlen für zentrale Tools, während Mitarbeiter daneben andere Tools verwenden, die dieselben Funktionen erfüllen.
Shadow IT und das Cyber-Sicherheitsgesetz
Seit 15. August 2026 gilt in den Niederlanden das Cyber-Sicherheitsgesetz, die niederländische Umsetzung von NIS2. Organisationen, die darunterfallen, müssen die Risiken in ihrer Lieferkette beherrschen, inklusive ihrer ICT-Lieferanten. Shadow IT macht diese Übersicht definitionsgemäß unvollständig.
Wie gehen Sie Shadow IT an?
Verbot ist der falsche Anfang – anfangen Sie mit Verstehen. Warum verwenden Mitarbeiter bestimmte Tools und was fehlt im genehmigten Angebot? Analysieren Sie Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen nach unbekannten Abonnements, fragen Sie Mitarbeiter, welche Tools sie nutzen, und bündeln Sie die Ergebnisse bei IT und Einkauf.
Achten Sie auch auf die neueste Variante: Abteilungen, die selbst AI-Tools anschaffen. Mehr dazu in unserem Artikel Shadow AI: die neue Shadow IT.
Wie SoftVaro hilft
SoftVaro erfasst Ihre gesamte Softwarelandschaft, inklusive Tools, die außerhalb der IT beschafft wurden. Anschließend helfen wir Ihnen, auf Software mit guten Geschäftsbedingungen zu konsolidieren.
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Was genau ist Shadow IT?
Shadow IT umfasst alle Software und Technologien, die Mitarbeitende ohne Zustimmung oder Wissen von IT oder Einkauf verwenden, wie etwa Gratis-Tools, private Cloudspeicher oder nicht genehmigte Kommunikationsplattformen.
Wie entdecken Sie, welche Shadow IT in Ihrer Organisation vorhanden ist?
Starten Sie mit Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen. Fragen Sie zudem Mitarbeitende, welche Tools sie nutzen, und ergänzen Sie das mit Informationen aus Ihrer IT-Verwaltung oder SAM-Tools.
Hat Shadow IT Auswirkungen im Rahmen des Cybersecurity-Gesetzes?
Das Cybersecurity-Gesetz verpflichtet betroffene Organisationen, die Risiken in ihrer Lieferkette zu kontrollieren. Auch Software, die außerhalb der IT angeschafft wurde, gehört dazu.
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