Software-Audits: Wie funktionieren sie und wie schützt man sich?
Software-Audits sind für Anbieter ein bewährtes Geschäftsmodell und für Kunden eine teure Überraschung. Wie funktioniert ein Audit, welche Anbieter führen sie durch und wie schützt man sich?
- 1. März 2025
- 5 Min.
Ein Software-Audit ist für viele Organisationen eine unerwartete und kostspielige Überraschung. Anbieter schicken ein Schreiben, fordern Einblick in die Software-Nutzung und das Ergebnis führt regelmäßig zu Nachzahlungen im fünf- bis sechsstelligen Eurobereich. Wie funktioniert das genau, und wie schützt man sich?
Wie funktioniert ein Software-Audit?
Fast jeder Enterprise-Softwarevertrag enthält eine Auditklausel. Diese gibt dem Anbieter das Recht, mit vorheriger Ankündigung zu überprüfen, ob die Software gemäß der Lizenzvereinbarung verwendet wird. In der Praxis läuft ein Audit in drei Schritten ab:
Ankündigung: Der Anbieter oder eine externe Prüfungsstelle (oft KPMG, Deloitte oder ein spezialisiertes Unternehmen) sendet eine formelle Auditbenachrichtigung
Bestandsaufnahme: Man wird gebeten, Angaben zu Software-Installationen, Nutzern, Servern und Einsatzumgebungen zu liefern
Ergebnis: Der Auditor vergleicht den tatsächlichen Einsatz mit den erworbenen Lizenzen. Abweichungen führen zu Nachzahlungen
Warum werden Audits immer häufiger durchgeführt?
Software-Audits sind für Anbieter ein bewährtes Geschäftsmodell. Bei großen Kunden bringt ein Audit fast immer Einnahmen, Lizenzmodelle sind komplex, die Regeln ändern sich regelmäßig und die meisten Organisationen haben keine aktuelle Lizenzübersicht.
Faktoren, die die Wahrscheinlichkeit eines Audits erhöhen: Vertragsverlängerung steht an, die Organisation ist gewachsen oder fusioniert, der Anbieter wurde übernommen (wie VMware durch Broadcom) oder der Anbieter hat neue Produktversionen mit geänderten Lizenzbedingungen veröffentlicht.
Wie schützt man sich?
Der beste Schutz ist Vorbereitung:
Führen Sie eine aktuelle Lizenzübersicht. Wissen Sie, was Sie erworben haben, was installiert ist und wie viele aktive Nutzer es gibt
Lesen Sie die Auditklausel. Wie viel Vorankündigung muss der Anbieter geben? Wie lange darf das Audit dauern? Wer trägt die Kosten?
Reagieren Sie nicht sofort. Nach Erhalt einer Auditbenachrichtigung haben Sie immer Zeit zu reagieren. Lassen Sie sich von einer unabhängigen Partei beraten, bevor Sie Daten herausgeben
Verhandeln Sie das Ergebnis. Selbst wenn es eine Abweichung gibt, sind Nachzahlungen verhandelbar. Ein Anbieter hat Interesse daran, die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Was ist ein Software-Audit?
Ein Software-Audit ist eine formelle Überprüfung durch einen Softwareanbieter oder eine externe Prüfstelle, um zu verifizieren, ob eine Organisation ihre Software gemäß der Lizenzvereinbarung nutzt. Auditrechte sind standardmäßig in fast allen Enterprise-Softwareverträgen enthalten.
Welche Anbieter führen Audits durch?
Fast alle großen Softwareanbieter wie Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk führen regelmäßig Audits bei Kunden durch. Anbieter der Stufen 2 & 3 tun dies seltener, haben das Recht vertraglich aber immer vorbehalten.
Was sind die Folgen eines negativen Audits?
Nachzahlungen plus Strafen, manchmal bis zu zwei- oder dreimal der normalen Lizenzgebühr. Zusätzlich kann der Anbieter verlangen, dass Sie sofort zusätzliche Lizenzen zu dessen Bedingungen kaufen, ohne Verhandlungsspielraum.
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