Software-audits: hoe werken ze en hoe bescherm je jezelf?

Een software-audit is voor veel organisaties een onverwachte en dure verrassing. Leveranciers sturen een brief, eisen inzage in softwaregebruik en de uitkomst leidt vaak tot naheffingen van tienduizenden tot miljoenen euro's. Hoe werkt dat precies, en hoe bescherm je jezelf?

Hoe werkt een software-audit?

1. Aankondiging: De leverancier of een externe auditpartij (vaak KPMG, Deloitte of een gespecialiseerd bureau) stuurt een formele auditmededeling

2. Inventarisatie: Je wordt gevraagd gegevens aan te leveren over software-installaties, gebruikers, servers en deployomgevingen

3. Resultaat: De auditor vergelijkt het werkelijke gebruik met de aangekochte licenties. Verschillen leiden tot naheffingen

Waarom worden audits steeds vaker uitgevoerd?

Software-audits zijn voor leveranciers een bewezen businessmodel. Bij grote klanten levert een audit bijna altijd iets op, licentiemodellen zijn ingewikkeld, de regels veranderen regelmatig en de meeste organisaties houden geen actueel licentieoverzicht bij.

Factoren die de kans op een audit vergroten: een contractverlenging nadert, de organisatie is gegroeid of gefuseerd, er is een overname geweest van de leverancier (zoals VMware door Broadcom), of de leverancier heeft nieuwe productversies uitgebracht met gewijzigde licentievoorwaarden.

Hoe bescherm je jezelf?

De beste bescherming is voorbereiding:

• Houd een actueel licentieoverzicht bij. Weet wat je hebt aangekocht, wat er geïnstalleerd staat en hoeveel actieve gebruikers er zijn

• Lees de auditclausule. Hoeveel aankondiging moet de leverancier geven? Hoe lang mag de audit duren? Wie draagt de kosten?

• Reageer niet meteen. Na ontvangst van een auditmededeling heb je altijd ruimte om te antwoorden. Laat je begeleiden door een onafhankelijke partij voordat je gegevens deelt

• Onderhandel over het resultaat. Zelfs als er een verschil is, zijn de naheffingen onderhandelbaar. Een leverancier is gebaat bij het behouden van de relatie