Software audits: hoe werken ze en hoe beschermt u zich?
Software-audits zijn voor Softwarefabrikanten een bewezen verdienmodel en voor klanten een kostelijke verrassing. Hoe werkt een audit, welke Softwarefabrikanten doen het en hoe beschermt u zich?
- 24 juni 2025
- 5 min
Een Software-audit is voor veel organisaties een onverwachte en kostbare verrassing. Een Softwarefabrikant kondigt een controle aan, vraagt inzage in het gebruik en de uitkomst leidt regelmatig tot naheffingen. Hoe werkt dat en hoe beschermt u zich?
Hoe verloopt een Software-audit?
Vrijwel elk Enterprise Softwarecontract bevat een auditclausule. Die geeft de Softwarefabrikant het recht om te controleren of u de Software gebruikt volgens de licentieovereenkomst. Een audit verloopt meestal in drie stappen:
Aankondiging: de Softwarefabrikant of een extern auditbureau stuurt een formele aankondiging.
Inventarisatie: u levert gegevens aan over installaties, gebruikers, servers en omgevingen.
Uitkomst: de auditor vergelijkt het werkelijke gebruik met uw licenties. Verschillen leiden tot naheffingen.
Waarom komen audits steeds vaker voor?
Bij grote klanten levert een audit voor de Softwarefabrikant bijna altijd iets op: licentiemodellen zijn complex, regels veranderen en weinig organisaties houden een actueel licentieoverzicht bij.
De kans op een audit stijgt als een contractverlenging nadert, uw organisatie is gegroeid of gefuseerd, de Softwarefabrikant is overgenomen (zoals VMware door Broadcom) of de licentievoorwaarden zijn gewijzigd.
Hoe beschermt u zich?
Houd een actueel licentieoverzicht bij. Weet wat u hebt gekocht, wat er geïnstalleerd is en hoeveel gebruikers actief zijn.
Lees de auditclausule. Hoeveel aankondiging is nodig, hoe lang mag de audit duren en wie draagt de kosten?
Reageer niet onmiddellijk. U heeft altijd tijd om te reageren. Laat u begeleiden voordat u data deelt.
Onderhandel over de uitkomst. Ook bij een verschil zijn naheffingen bespreekbaar; de Softwarefabrikant wil de relatie behouden.
Hoe SoftVaro helpt
SoftVaro brengt uw licentiepositie in kaart, zodat u een audit goed voorbereid ingaat. Komt er een aankondiging binnen, dan denken wij direct met u mee.
Veelgestelde vragen
De meest gestelde vragen over dit onderwerp.
Wat is een Software-audit?
Een Software-audit is een formele controle door een Softwarefabrikant of een extern auditbureau om te verifiëren of uw organisatie de Software gebruikt volgens de licentieovereenkomst. Auditrechten staan in vrijwel alle Enterprise Softwarecontracten.
Welke Softwareproducenten voeren audits uit?
Grote Softwarefabrikanten zoals Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe en Autodesk voeren regelmatig audits uit. Kleinere Softwarefabrikanten doen dit minder vaak, maar behouden het recht contractueel wel.
Wat zijn de gevolgen van een negatieve audit?
Naheffingen, soms tegen hogere tarieven dan bij een normale aankoop. Daarnaast volgt vaak de verplichting om direct extra licenties af te nemen, met weinig ruimte voor onderhandeling.
Klaar om te besparen op software?
SoftVaro onderhandelt namens jou de scherpste deal bij 4.000+ leveranciers. Onafhankelijk, transparant, binnen 24 uur.