Audit software: come funzionano e come proteggerti?
Gli audit software sono un modello di business consolidato per i fornitori e una spiacevole sorpresa costosa per i clienti. Come funziona un audit, quali fornitori lo eseguono e come puoi proteggerti?
- 1 marzo 2025
- 5 min
Un audit software rappresenta per molte organizzazioni una sorpresa imprevista e costosa. I fornitori inviano una lettera, richiedono l’accesso all’uso del software e l’esito spesso comporta conguagli da decine di migliaia a milioni di euro. Come funziona esattamente, e come puoi proteggerti?
Come funziona un audit software?
Quasi tutti i contratti di software enterprise contengono una clausola di audit. Questa dà al fornitore il diritto, previa qualche avviso, di verificare se usi il software in conformità con l’accordo di licenza. In pratica, l’audit si svolge in tre fasi:
Avviso: Il fornitore o una società esterna di audit (spesso KPMG, Deloitte o un’agenzia specializzata) invia una notifica formale di audit
Inventario: Ti viene chiesto di fornire dati sulle installazioni software, gli utenti, i server e gli ambienti di deployment
Risultato: L’auditor confronta l’effettivo utilizzo con le licenze acquistate. Le discrepanze portano a conguagli
Perché gli audit sono sempre più frequenti?
Gli audit software costituiscono un modello di business comprovato per i fornitori. Con i grandi clienti, un audit quasi sempre genera ricavi, i modelli di licenza sono complessi, le regole cambiano spesso e la maggior parte delle organizzazioni non mantiene un riepilogo aggiornato delle licenze.
I fattori che aumentano la probabilità di un audit: scadenza del contratto, crescita o fusione dell’organizzazione, acquisizione del fornitore (come VMware da parte di Broadcom) oppure rilascio di nuove versioni dei prodotti con condizioni di licenza modificate.
Come proteggerti?
La miglior protezione è la preparazione:
Tieni un riepilogo aggiornato delle licenze. Sappi cosa hai acquistato, cosa è installato e quanti utenti attivi ci sono
Leggi attentamente la clausola di audit. Quanti giorni di preavviso deve dare il fornitore? Quanto può durare l’audit? Chi sostiene i costi?
Non rispondere subito. Dopo aver ricevuto una notifica di audit hai sempre tempo per rispondere. Fatti assistere da una parte indipendente prima di condividere dati
Negozia i risultati. Anche in caso di discrepanze, i conguagli sono negoziabili. Al fornitore interessa mantenere il rapporto
Domande frequenti
Le domande più comuni su questo argomento.
Cos’è un audit software?
Un audit software è un controllo formale effettuato da un fornitore di software o da un auditor esterno per verificare se un’organizzazione utilizza il software in conformità con il contratto di licenza. I diritti di audit sono standard in quasi tutti i contratti di software enterprise.
Quali fornitori effettuano audit?
Quasi tutti i grandi fornitori di software, come Microsoft, Oracle, SAP, IBM, Adobe, Autodesk, svolgono regolarmente audit presso i clienti. I fornitori di livello 2 e 3 li effettuano con meno frequenza, ma il diritto è sempre previsto contrattualmente.
Quali sono le conseguenze di un audit negativo?
Conguagli e sanzioni, a volte fino a due o tre volte il prezzo normale della licenza. Inoltre, il fornitore può richiedere l’acquisto immediato di licenze aggiuntive, alle proprie condizioni, senza margine di trattativa.
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