Cos'è il tail spend management nel software?
Il tail spend, la lunga coda di piccoli abbonamenti software, costa milioni alle organizzazioni senza che nessuno se ne accorga. Che cos’è, perché è così difficile da gestire e come affrontarlo.
- 1 settembre 2024
- 5 min
Il tail spend è un termine molto usato nel mondo degli acquisti, ma spesso gestito male nella pratica. Si riferisce alla lunga coda di spese piccole e medie che sfuggono al processo d'acquisto formale, e che insieme rappresentano una parte sorprendentemente grande del budget totale.
Cos'è il tail spend?
La regola di Pareto vale anche negli acquisti: in media, il 20% dei fornitori rappresenta l'80% della spesa. L'altro 80% dei fornitori, la coda (tail), rappresenta solo il 20% del budget. Ma quel 20% è distribuito su centinaia di piccoli contratti, abbonamenti e acquisti occasionali che quasi mai vengono monitorati.
Nel software questo effetto è particolarmente evidente. Pensa a:
Un abbonamento Zoom che si rinnova automaticamente da tre anni
Dieci diversi tool per la gestione dei progetti usati da team diversi
Licenze Adobe di dipendenti ormai usciti dall’azienda
Strumenti di nicchia acquistati una volta per un solo progetto e mai più disdetti
Perché il tail spend è difficile da controllare?
Ci sono tre cause strutturali per cui il tail spend sfugge al controllo nella maggior parte delle organizzazioni:
1. Mancanza di una panoramica centrale. Il software viene acquistato da reparti diversi, spesso con carta di credito o fattura diretta, senza che IT o procurement ne siano a conoscenza. La shadow IT cresce silenziosamente.
2. Rinnovi automatici. La maggior parte degli abbonamenti SaaS si rinnova automaticamente. Senza un controllo attivo si paga anno dopo anno per lo stesso pacchetto, anche se gli utenti non lo usano da tempo.
3. Mancanza di leva negoziale. I contratti piccoli non vengono negoziati attivamente. Il fornitore fissa il prezzo e il cliente lo accetta tacitamente.
Come affrontare il tail spend management?
Un tail spend management efficace nel software parte da tre passaggi:
Passo 1: Fai un inventario. Mappa tutto il software: quali tool si usano, da chi, quante licenze, i costi e quando scadono i contratti. Questa è la base per tutto il resto.
Passo 2: Analizza e consolida. Identifica sovrapposizioni. Quanti diversi strumenti di gestione progetti esistono? Quanti per videoconferenze? Consolida in uno o due per categoria per costruire leva sui fornitori rimanenti.
Passo 3: Negoziate attivamente. Usa la consolidazione come leva. Presentati dai fornitori con dati concreti: questo è ciò che usiamo, questa è la cifra che siamo disposti a pagare. Un soggetto indipendente come SoftVaro ha inoltre la trasparenza di mercato che i buyer interni raramente possiedono.
Domande frequenti
Le domande più comuni su questo argomento.
Che cos'è esattamente il tail spend?
Il tail spend si riferisce alla lunga coda di acquisti piccoli e medi che sfuggono al processo di acquisto formale. Spesso rappresenta il 20% della spesa distribuito su circa l’80% dei fornitori. Nel software questo fenomeno è molto evidente: decine di strumenti con piccoli abbonamenti che insieme generano una fattura consistente.
Come si può gestire il tail spend management?
Inizia con un inventario completo del software. Raggruppa gli strumenti per categoria e verifica le sovrapposizioni. Consolida verso meno fornitori e negozia prezzi a pacchetto. SoftVaro può supportarti in questo processo.
Quanto si può risparmiare con il tail spend management?
In media, le organizzazioni risparmiano dal 15% al 30% sul tail spend consolidando e negoziando attivamente. Il risparmio esatto dipende dal numero di tool, dalla struttura contrattuale e dalla possibilità di negoziazione con ogni fornitore.
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