Vad är tail spend management inom mjukvara?
Tail spend, den långa svansen av små mjukvaruabonnemang, kostar organisationer miljontals utan att någon märker det. Vad det är, varför det är så svårt att kontrollera och hur du tar itu med det.
- 1 september 2024
- 5 min
Tail spend är ett begrepp som ofta används inom inköp, men i praktiken hanteras det sällan på ett bra sätt. Det hänvisar till den långa svansen av små och medelstora utgifter som ligger utanför den formella inköpsprocessen, och som tillsammans utgör en förvånansvärt stor del av den totala budgeten.
Vad är tail spend?
Paretoprincipen gäller även inom inköp: i genomsnitt står 20 % av leverantörerna för 80 % av utgifterna. De övriga 80 % av leverantörerna, tailen, är ansvariga för endast 20 % av budgeten. Men den där lilla andelen är utspridd över hundratals små kontrakt, abonnemang och enstaka inköp som knappt övervakas.
Inom mjukvara är denna effekt särskilt tydlig. Tänk på:
Ett Zoom-abonnemang som har förlängts automatiskt i tre år
Tio olika projektledningsverktyg som används av olika team
Adobe-licenser för anställda som slutat för länge sedan
Nischverktyg som köptes för ett enda projekt men aldrig avslutades
Varför är tail spend svårt att kontrollera?
Det finns tre grundläggande orsaker till att tail spend snabbt kan spåra ur i de flesta organisationer:
1. Ingen central översikt. Mjukvara köps in av olika avdelningar, ofta via kreditkort eller direktfaktura, utan att IT eller inköp informeras. Skuggan av IT växer obemärkt.
2. Automatiska förlängningar. De flesta SaaS-abonnemang förlängs automatiskt. Utan aktiv kontroll betalar du år efter år för samma paket, även om användarna inte längre använder det.
3. Brist på påverkansmöjlighet. Små kontrakt förhandlas inte aktivt. Leverantören sätter priset och kunden accepterar det tyst.
Hur hanterar du tail spend management?
Effektiv tail spend management inom mjukvara börjar med tre steg:
Steg 1: Inventera. Kartlägg all mjukvara: vilka verktyg används, av vem, hur många licenser, vad kostar det och när löper kontrakten ut? Detta är grunden för allt som följer.
Steg 2: Analysera och konsolidera. Identifiera överlappningar. Hur många olika projektledningsverktyg finns det? Hur många videomötesverktyg? Konsolidera ner till en eller två per kategori och bygg upp påverkansmöjlighet hos kvarvarande leverantörer.
Steg 3: Förhandla aktivt. Använd konsolideringen som hävstång. Gå till leverantörerna med konkret data: detta använder vi, detta är vad vi är villiga att betala. En oberoende part som SoftVaro har dessutom marknadstransparens som interna inköpare sällan har.
Vanliga frågor
De vanligaste frågorna om detta ämne.
Vad är tail spend egentligen?
Tail spend syftar på den långa svansen av små och medelstora inköp som ligger utanför den formella inköpsprocessen. Ofta handlar det om 20 % av utgifterna spridda över 80 % av leverantörerna. Inom mjukvara syns detta extra tydligt: tiotals verktyg med små abonnemang som tillsammans ger en betydande faktura.
Hur hanterar jag tail spend management?
Börja med en fullständig inventering av all mjukvara. Gruppera verktyg per kategori och undersök vilka som överlappar. Konsolidera till färre leverantörer och förhandla paketpriser. SoftVaro hjälper dig i denna process.
Hur mycket kan jag spara med tail spend management?
I genomsnitt sparar organisationer 15-30 % på sin tail spend genom aktiv konsolidering och förhandling. Den exakta besparingen beror på antalet verktyg, kontraktsstrukturen och förhandlingsutrymmet per leverantör.
Redo att spara på programvara?
SoftVaro förhandlar fram det bästa erbjudandet åt dig hos över 4 000 leverantörer. Oberoende, transparent, inom 24 timmar.