Mitä on tail spend -hallinta ohjelmistoissa?
Tail spend, eli pieniä ohjelmistotilauksia koskeva pitkä häntä, maksaa organisaatioille miljoonia ilman, että kukaan huomaa. Mitä se on, miksi sen hallinta on vaikeaa ja miten siihen kannattaa tarttua.
- 1. syyskuuta 2024
- 5 min
Tail spend on termi, jota hankintapiireissä usein käytetään, mutta käytännössä harvoin hallitaan hyvin. Se viittaa pitkään häntään pienistä ja keskisuurista menoista, jotka jäävät muodollisen hankintaprosessin ulkopuolelle ja muodostavat yhdessä yllättävän suuren osan kokonaisbudjetista.
Mitä on tail spend?
Myös hankinnassa pätee Pareton sääntö: keskimäärin 20 % toimittajista edustaa 80 % menoista. Loput 80 % toimittajista, eli tail, vastaa vain 20 % budjetista. Mutta nämä 20 % jakautuvat satoihin pieniin sopimuksiin, tilauksiin ja yksittäishankintoihin, joita harvoin seurataan.
Ohjelmistoissa tämä ilmiö korostuu erityisesti. Esimerkiksi:
Kolme vuotta automaattisesti uusiutuva Zoom-tilaus
Kymmenen eri projektinhallintatyökalua, joita eri tiimit käyttävät
Adobe-lisenssejä henkilöille, jotka ovat jo pitkään olleet poissa yrityksestä
Ainutlaatuisia työkaluja, jotka on hankittu yhdelle projektille mutta joita ei koskaan peruutettu
Miksi tail spend on vaikea hallita?
On kolme rakenteellista syytä, miksi tail spend useimmissa organisaatioissa karkaa käsistä:
1. Ei keskitettyä kokonaiskuvaa. Ohjelmistoja hankitaan eri osastoilla, usein luottokortilla tai suoralla laskulla, ilman IT:n tai hankinnan tietoa. Varjoteknologia kasvaa huomaamatta.
2. Automaattiset uusinnat. Useimmat SaaS-tilaukset uusiutuvat automaattisesti. Ilman aktiivista valvontaa maksat vuosittain samasta paketista, vaikka käyttäjät eivät enää käyttäisikään sitä.
3. Neuvotteluvoiman puute. Pienistä sopimuksista ei neuvotella aktiivisesti. Toimittaja määrittelee hinnan ja asiakas hyväksyy sen hiljaisesti.
Miten tail spend -hallintaan kannattaa tarttua?
Tehokas tail spend -hallinta ohjelmistoissa alkaa kolmella askeleella:
Vaihe 1: Tee inventaario. Listaa kaikki ohjelmistot: mitä työkaluja käytetään, kuka niitä käyttää, kuinka monta lisenssiä on, mitkä ovat kustannukset ja milloin sopimus päättyy? Tämä on kaiken lähtökohta.
Vaihe 2: Analysoi ja yhdistä. Tunnista päällekkäisyydet. Kuinka monta eri projektinhallintatyökalua on käytössä? Kuinka monta videokokoustyökalua? Yhdistä yksiin tai kahteen per kategoria ja rakenna neuvotteluvoimaa jäljelle jäävien toimittajien kanssa.
Vaihe 3: Neuvottele aktiivisesti. Käytä yhdistämistä vipuvartena. Ota yhteyttä toimittajiin konkreettisilla tiedoilla: näin käytämme, näin olemme valmiita maksamaan. Lisäksi riippumaton osapuoli kuten SoftVaro omaa markkinatransparenssia, jota sisäiset hankkijat harvoin saavuttavat.
Usein kysytyt kysymykset
Tämän aiheen yleisimmät kysymykset.
Mitä tail spend tarkalleen on?
Tail spend viittaa pitkään häntään pienistä ja keskisuurista ostoista, jotka jäävät muodollisen hankintaprosessin ulkopuolelle. Usein se tarkoittaa 20 % menoista, jotka jakautuvat 80 % toimittajista. Ohjelmistojen kohdalla tämä näkyy erityisen hyvin: kymmeniä työkaluja joissa pienet tilaukset muodostavat yhteenlaskettuna merkittävän laskun.
Miten tartun tail spend -hallintaan?
Aloita täydellisellä ohjelmistoinventaroinnilla. Ryhmittele työkalut kategorioittain ja tunnista päällekkäisyydet. Yhdistä toimittajia ja neuvottele pakettihinnasta. SoftVaro auttaa tässä prosessissa.
Kuinka paljon voin säästää tail spend -hallinnalla?
Keskimäärin organisaatiot säästävät 15–30 % tail spendistaan aktiivisen yhdistämisen ja neuvottelun avulla. Tarkka säästö riippuu käytettyjen työkalujen määrästä, sopimusrakenteesta ja neuvotteluvarasta toimittajakohtaisesti.
Valmis säästämään ohjelmistoissa?
SoftVaro neuvottelee puolestasi parhaat tarjoukset yli 4000 toimittajalta. Riippumaton, läpinäkyvä, 24 tunnin sisällä.