Was ist Tail Spend Management bei Software?

Tail Spend ist ein Begriff, der im Einkauf oft verwendet wird, aber in der Praxis selten gut verwaltet wird. Er bezieht sich auf den langen Schwanz kleiner und mittelgroßer Ausgaben, die außerhalb des formellen Einkaufsprozesses liegen und zusammen einen überraschend großen Teil des Gesamtbudgets ausmachen.

Was ist Tail Spend?

Die Pareto-Regel gilt auch im Einkauf: Im Durchschnitt stehen 20 % der Lieferanten für 80 % der Ausgaben. Die übrigen 80 % der Lieferanten – der Tail – sind nur für 20 % des Budgets verantwortlich. Aber diese 20 % sind auf hunderte kleine Verträge, Abonnements und Einzelkäufe verstreut, die kaum überwacht werden.

Bei Software ist dieser Effekt besonders stark ausgeprägt. Denken Sie an:

• Ein Zoom-Abo, das sich seit drei Jahren automatisch verlängert

• Zehn verschiedene Projektmanagement-Tools, die von unterschiedlichen Teams genutzt werden

• Adobe-Lizenzen für Mitarbeitende, die schon lange nicht mehr im Unternehmen sind

• Nischen-Tools, die einst für ein Projekt angeschafft, aber nie gekündigt wurden

Warum ist Tail Spend schwer zu kontrollieren?

Es gibt drei strukturelle Ursachen, warum Tail Spend in den meisten Organisationen außer Kontrolle gerät:

1. Kein zentrales Überblick. Software wird von verschiedenen Abteilungen angeschafft, oft per Kreditkarte oder Direktrechnung, ohne dass IT oder Einkauf davon wissen. Schatten-IT wächst unbemerkt.

2. Automatische Verlängerungen. Die meisten SaaS-Abonnements verlängern sich automatisch. Ohne aktive Kontrolle bezahlt man Jahr für Jahr dasselbe Paket, selbst wenn die Benutzer längst nichts mehr damit anfangen.

3. Mangelnde Verhandlungsmacht. Kleine Verträge werden nicht aktiv verhandelt. Der Anbieter bestimmt den Preis und der Kunde akzeptiert ihn stillschweigend.

Wie geht man Tail Spend Management an?

Effektives Tail Spend Management bei Software beginnt mit drei Schritten:

Schritt 1: Inventarisieren. Erfassen Sie alle Software: Welche Tools werden verwendet, von wem, wie viele Lizenzen, wie hoch die Kosten und wann laufen die Verträge aus? Das ist die Grundlage für alles Weitere.

Schritt 2: Analysieren und konsolidieren. Identifizieren Sie Überlappungen. Wie viele verschiedene Projektmanagement-Tools gibt es? Wie viele Videokonferenz-Tools? Konsolidieren Sie auf ein oder zwei pro Kategorie und erhöhen Sie Ihre Verhandlungsmacht bei den verbleibenden Anbietern.

Schritt 3: Aktiv verhandeln. Nutzen Sie die Konsolidierung als Hebel. Gehen Sie mit konkreten Daten auf die Anbieter zu: Das nutzen wir, das sind wir bereit zu zahlen. Eine unabhängige Partei wie SoftVaro bietet zudem Markttransparenz, die interne Einkäufer selten haben.