Was ist Vendor-Konsolidierung und wie geht man sie an?
Die meisten Organisationen zahlen für mehr als 150 Software-Abonnements. Vendor-Konsolidierung – das bewusste Reduzieren der Anzahl an Lieferanten – ist der effektivste Weg, Kosten zu sparen und den Überblick zurückzugewinnen.
- 1. November 2024
- 5 Min.
Vendor-Konsolidierung ist die Strategie, bei der Organisationen bewusst die Anzahl ihrer Softwarelieferanten reduzieren. Anstatt für jede Funktion ein eigenes Tool zu verwenden, entscheidet man sich für eine begrenzte Anzahl von bevorzugten Anbietern, die mehrere Bedürfnisse abdecken.
Warum Vendor-Konsolidierung?
Der Durchschnitt einer mittelgroßen Organisation zahlt für mehr als 150 verschiedene SaaS-Tools. Jedes mit eigenem Vertrag, Abrechnungszyklus, Administrator und Verlängerungsdatum. Die Kosten sind zersplittert, der Überblick fehlt und die Verhandlungspositionen sind schwach.
Vendor-Konsolidierung löst vier Probleme auf einmal:
- Kosten: Weniger Lieferanten bedeutet größere Volumina pro Anbieter und somit mehr Verhandlungsspielraum für niedrigere Preise und bessere Konditionen
- Verwaltung: Weniger Verträge, weniger Rechnungen, weniger Verlängerungsdaten zum Nachverfolgen
- Sicherheit: Weniger Integrationen zwischen Tools bedeuten eine kleinere Angriffsfläche
- Compliance: Eine eingeschränktere Lieferantenliste ist einfacher zu auditieren und zu dokumentieren für NIS2 und DSGVO
Wie geht man Vendor-Konsolidierung an?
Schritt 1: Kategorisieren Sie Ihre Softwarelandschaft. Gruppieren Sie alle Tools nach Funktion: Kommunikation, Projektmanagement, Sicherheit, Speicher, Personalwesen etc. Welche Kategorien haben die meiste Überschneidung?
Schritt 2: Analysieren Sie Nutzung und Zufriedenheit. Welche Tools werden tatsächlich genutzt? Welche sind bei Endbenutzern beliebt? Auf ein Tool zu konsolidieren, das niemand gerne verwendet, ist kontraproduktiv – das führt zu Shadow IT.
Schritt 3: Wählen Sie bevorzugte Anbieter aus. Wählen Sie pro Kategorie ein oder zwei bevorzugte Lieferanten. Verhandeln Sie aktiv über Bündelpreise, wenn Sie mehrere Produkte desselben Anbieters beziehen.
Schritt 4: Phasenweise Einführung. Konsolidieren Sie nicht alles auf einmal. Beginnen Sie mit den Kategorien mit der größten Überschneidung und dem geringsten Widerstand. Bauen Sie Schwung für die schwierigeren Übergänge auf.
Vendor-Konsolidierung und Lock-in
Das größte Risiko der Konsolidierung ist Vendor Lock-in: eine zu große Abhängigkeit von einem Anbieter macht Sie anfällig für Preiserhöhungen, Firmenübernahmen oder Serviceverschlechterungen. Sorgen Sie immer für eine Exit-Strategie: Legen Sie vertraglich fest, wie der Datenexport funktioniert, wie die Übergangsphase aussieht und welche Kosten bei vorzeitiger Kündigung anfallen.
Häufig gestellte Fragen
Die meistgestellten Fragen zu diesem Thema.
Was ist Vendor-Konsolidierung?
Vendor-Konsolidierung bedeutet das bewusste Reduzieren der Anzahl der Softwarelieferanten. Statt zehn Tools für ähnliche Funktionen verwendet man ein oder zwei bevorzugte Anbieter. Das bringt Skaleneffekte, weniger Verwaltungsaufwand und bessere Verhandlungspositionen.
Wie viele Lieferanten sind optimal?
Das hängt von der Organisation ab. Allgemein gilt: Je weniger Lieferanten für dieselbe Funktion, desto besser. Beginnen Sie mit den Kategorien, in denen die meisten Überschneidungen bestehen – Kommunikation, Projektmanagement und Sicherheit sind klassische Kandidaten.
Was sind die Risiken der Vendor-Konsolidierung?
Das größte Risiko ist Vendor Lock-in: eine zu große Abhängigkeit von einem Anbieter. Sorgen Sie immer für eine Exit-Strategie und legen Sie vertraglich fest, wie Datenexport und Übergangsunterstützung geregelt sind.
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