Was ist Tail Spend Management bei Software?
Tail Spend, der lange Schwanz kleiner Software-Abonnements, kostet Organisationen Millionen, ohne dass es jemand merkt. Was es ist, warum es so schwer zu kontrollieren ist und wie man es angeht.
- 1. September 2024
- 5 Min.
Tail Spend ist ein Begriff, der im Einkauf häufig verwendet wird, aber in der Praxis selten richtig verwaltet wird. Er bezieht sich auf den langen Schwanz kleiner und mittlerer Ausgaben, die außerhalb des formellen Einkaufsprozesses liegen und zusammen einen überraschend großen Teil des Gesamtbudgets ausmachen.
Was ist Tail Spend?
Die Pareto-Regel gilt auch im Einkauf: Durchschnittlich entfallen 20 % der Lieferanten auf 80 % der Ausgaben. Die übrigen 80 % der Lieferanten, der Tail, sind für nur 20 % des Budgets verantwortlich. Aber diese 20 % verteilen sich auf Hunderte kleiner Verträge, Abonnements und Einzelkäufe, die kaum überwacht werden.
Im Bereich Software ist dieser Effekt besonders stark. Denken Sie an:
Ein Zoom-Abonnement, das seit drei Jahren automatisch verlängert wird
Zehn verschiedene Projektmanagement-Tools, die von verschiedenen Teams genutzt werden
Adobe-Lizenzen für Mitarbeitende, die längst nicht mehr im Unternehmen sind
Nischentools, die einmal für ein Projekt angeschafft, aber nie gekündigt wurden
Warum ist Tail Spend schwer zu kontrollieren?
Es gibt drei strukturelle Ursachen, warum Tail Spend in den meisten Organisationen außer Kontrolle gerät:
1. Kein zentrales Überblick. Software wird von verschiedenen Abteilungen angeschafft, oft per Kreditkarte oder Direktrechnung, ohne dass IT oder Einkauf davon wissen. Schatten-IT wächst unbemerkt.
2. Automatische Verlängerungen. Die meisten SaaS-Abonnements verlängern sich automatisch. Ohne aktive Kontrolle zahlt man Jahr für Jahr für dasselbe Paket, auch wenn die Nutzer es schon lange nicht mehr verwenden.
3. Fehlende Hebelwirkung. Kleine Verträge werden nicht aktiv verhandelt. Der Lieferant bestimmt den Preis und der Kunde akzeptiert ihn stillschweigend.
Wie geht man Tail Spend Management an?
Effektives Tail Spend Management bei Software beginnt mit drei Schritten:
Schritt 1: Inventarisieren. Erfassen Sie alle Software: Welche Tools werden genutzt, von wem, wie viele Lizenzen, welche Kosten entstehen und wann laufen die Verträge aus? Das ist die Grundlage für alles Weitere.
Schritt 2: Analysieren und konsolidieren. Identifizieren Sie Überschneidungen. Wie viele verschiedene Projektmanagement-Tools gibt es? Wie viele Videokonferenz-Tools? Konsolidieren Sie auf ein bis zwei pro Kategorie und bauen Sie Hebel bei den verbleibenden Lieferanten auf.
Schritt 3: Aktiv verhandeln. Nutzen Sie die Konsolidierung als Hebel. Gehen Sie mit konkreten Daten auf die Lieferanten zu: Das sind unsere Nutzungszahlen, das sind unsere Zahlungsbereitschaften. Eine unabhängige Partei wie SoftVaro verfügt zudem über Markttransparenz, die interne Einkäufer selten haben.
Häufig gestellte Fragen
Die am häufigsten gestellten Fragen zu diesem Thema.
Was genau ist Tail Spend?
Tail Spend bezeichnet den langen Schwanz kleiner und mittlerer Einkäufe, die außerhalb des formellen Einkaufsprozesses liegen. Oft sind dies 20 % der Ausgaben, verteilt auf 80 % der Lieferanten. Im Softwarebereich ist dies besonders sichtbar: Dutzende Tools mit kleinen Abonnements, die zusammen eine hohe Rechnung ergeben.
Wie gehe ich Tail Spend Management an?
Beginnen Sie mit einer vollständigen Software-Inventarisierung. Gruppieren Sie Tools nach Kategorien und prüfen Sie Überschneidungen. Konsolidieren Sie auf weniger Lieferanten und verhandeln Sie Bündelpreise. SoftVaro unterstützt Sie dabei.
Wie viel kann ich mit Tail Spend Management sparen?
Organisationen sparen durchschnittlich 15-30 % ihres Tail Spends durch aktive Konsolidierung und Verhandlung. Die genaue Ersparnis hängt von der Anzahl der Tools, der Vertragsstruktur und der Verhandlungsspielräume bei den Lieferanten ab.
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