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Antivirus, Firewall, EDR, MDR und Bedrohungserkennung. Audits in dieser Kategorie decken häufig Ghost-Lizenzen von Mitarbeitern auf, die bereits seit Monaten nicht mehr im Unternehmen sind. Vendor-True-Ups folgen kurz darauf mit unmittelbaren Auswirkungen auf die ISO 27001- und NIS2-Compliance.

Microsoft Teams, Slack, Zoom und Webex. Nutzerbasierte Lizenzen wachsen automatisch mit bei Neueinstellungen, doch eine Reduzierung nach Austritten oder Umstrukturierungen wird selten umgesetzt. Die Differenz zwischen aktiven und abgerechneten Seats liegt bei Unternehmen typischerweise bei 8 bis 15 Prozent.

Adobe Creative Cloud, Figma, Sketch und Videoschnitt-Suiten. Abonnementpreise mit jährlichen Steigerungen von 5 bis 15 Prozent. Named-User-Lizenzen sind Standard; Floating-Deployment ist vertraglich meist ausgeschlossen.

Systemadministration, Monitoring, Virtualisierung und Cloud-Infrastruktur. VMware, Veeam, Datadog und SolarWinds basieren auf verschiedenen Metriken: CPU-Kerne, Sockel, Nodes, vCPUs und Named Users. Prüfungen in dieser Kategorie enden häufig mit Nachzahlungen im sechsstelligen Bereich.

Aufgabenverwaltung, Planung und Workflow-Automatisierung. Asana, Monday, ClickUp und Notion werden fast immer direkt von einzelnen Teams eingeführt, ohne die Einkaufsabteilung. Drei bis fünf sich überschneidende Tools pro Organisation sind keine Ausnahme.

Hyperscaler (AWS, Azure, GCP) und spezialisierte Anbieter wie Nasuni, Cloudian und Wasabi. Verbrauchsabhängige Preisgestaltung ohne Bindungsdisziplin führt strukturell zu 20 bis 40 Prozent Mehrkosten, insbesondere bei Storage-Tiers und Egress-Traffic.

HRIS, Onboarding, Performance Management und LMS. Workday, SuccessFactors, AFAS und Personio arbeiten mit nutzerbasierter Preisgestaltung und Verträgen von drei bis fünf Jahren. Ghost-User nach Umstrukturierungen bleiben oft monatelang bis jahrelang in der Zählung stehen.

CLM, elektronische Signaturen, Compliance-Erfassung und Audit-Trails. DocuSign, Ironclad und Conga verwenden Envelope- oder Seat-basierte Preise auf Enterprise-Niveau. DORA und NIS2 treiben die Adoption in EMEA weiter voran.