Vertragsmanagement & Renewals
Das Problem: automatische Verlängerungen, die niemand überprüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr ein wenig, Bedingungen ändern sich, Lizenzen für Ex-Kollegen laufen weiter. Und irgendwann ist der Vertrag ein Jahr länger verlängert, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Bei Enterprise-Organisationen mit Hunderten von Softwareverträgen ist das eher die Regel als die Ausnahme. Es kostet monatlich Geld und birgt Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unser Ansatz: eine Übersicht, proaktive Benachrichtigungen
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fester Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio überwacht, Renewal-Termine im Blick behält und rechtzeitig alarmiert – lange bevor die Frist abläuft und Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Was SoftVaro Vertragsmanagement praktisch und ohne Overhead umfasst.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht über alle Ihre Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzmengen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Benachrichtigung
Wir geben bei jeder Renewal-Frist Bescheid. Nicht zwei Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate im Voraus.
Preisentwicklung im Blick
Jährliche Preiserhöhungen auf einen Blick. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob die von Ihnen bezahlten Lizenzen wirklich verwendet werden. Unbenutzte Lizenzen sind direkte Einsparung.
Renewal-Verhandlung
Jede Renewal ist Verhandlungszeitpunkt. Wir bereiten vor und führen die Verhandlung, wenn Sie wünschen.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst verfolgen müssen.
So sieht der Renewal-Prozess aus
Frühe Prüfung
Das Renewal steht bevor. Wir prüfen die Lizenzvereinbarung anhand von Benchmark-Daten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, auf eine Alternative umsteigen oder reduzieren? Die Entscheidung liegt bei Ihnen, die Begründung bei uns.
Verhandlung
Wo nötig beginnen wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Benchmark-Daten und interner Analyse erzielen wir bessere Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Konditionen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen dafür, dass alles stimmt.
Monitoring-Phase
Ein neuer Zyklus beginnt. Wir überwachen weiterhin Nutzung, Preisentwicklung, Vertragsdaten. Auf zum nächsten Renewal.
Warum das wichtig ist
der ideale Zeitpunkt, um vor einem Renewal zu starten
durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen der Softwarehersteller
durchschnittliche Einsparungen bei unseren Kunden
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie erhalten einen klaren Bericht, ohne Daten selbst übertragen oder ein Tool implementieren zu müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Sitzung von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich Ihr Zeitaufwand auf Entscheidungszeitpunkte bei Renewals, durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet SoftVaro?
Alle Softwareverträge, die Sie kontrollieren möchten. Das kann klein mit 5 kritischen Verträgen beginnen und bis zu Ihrem gesamten Portfolio gehen. Ein kleiner Start mit Ausbau ist immer möglich.
Wie verdient SoftVaro?
Wir starten klein. Für Ihre erste Anfrage oder Renewal vereinbaren wir vorab transparent, was SoftVaro verdient. Sie wissen also vor Beginn, woran Sie sind, ohne Verpflichtungen für danach. Gefällt die Zusammenarbeit und wächst sie, treffen wir gemeinsam Vereinbarungen passend zum Umfang Ihres Portfolios, z. B. Jahresverträge oder Rahmenvereinbarungen.
Kann ich mit einem Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns für einen spezifischen Vertrag, der viel kostet oder bald ausläuft. Wenn es gefällt, bauen wir aus.
Renewal steht an? Oder einfach Kontrolle haben?
Schicken Sie uns eine Übersicht Ihrer wichtigsten Verträge oder des Vertrages, der bald ausläuft. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden und zeigen Ihnen, was wir tun können.