Zarządzanie umowami i odnowieniami
Problem: automatyczne odnowienia, które nikt nie przegląda
Umowy na oprogramowanie odnawiają się cicho same. Cena rośnie co roku nieznacznie, warunki ulegają zmianie, licencje dla byłych pracowników pozostają aktywne. I w końcu umowa zostaje przedłużona o kolejny rok, a nikt tego nie zauważył.
W organizacjach Enterprise z setkami umów na oprogramowanie to raczej reguła niż wyjątek. To comiesięczny wydatek i ryzyko niezgodności widoczne dopiero podczas audytu.
Nasze podejście: jedno podsumowanie, proaktywne sygnalizowanie
Zarządzanie umowami w SoftVaro to nie narzędzie ani pulpit nawigacyjny. To stały punkt kontaktowy, który monitoruje Twoje portfolio umów, pilnuje terminów odnowień i działa z dużym wyprzedzeniem, zanim wygaśnie termin, dając Ci przestrzeń do negocjacji.
Co obejmuje zarządzanie umowami?
Co obejmuje zarządzanie umowami w SoftVaro, praktycznie i bez zbędnych formalności.
Przegląd umów
Centralny przegląd wszystkich Twoich umów na oprogramowanie: okresy obowiązywania, ceny, liczba licencji i kluczowe daty. Zawsze aktualne.
Proaktywne sygnalizowanie
Zwracamy uwagę na każdy termin odnowienia na długo przed nim. Nie 2 tygodnie wcześniej, ale od 3 do 6 miesięcy.
Monitorowanie rozwoju cen
Analiza rocznych podwyżek cen. Dostrzegamy wzorce, które umykają przy pojedynczych umowach.
Wykorzystanie licencji
Sprawdzamy, czy płacone licencje są faktycznie używane. Nieużywane licencje to bezpośrednie oszczędności.
Negocjacje przy odnowieniu
Każde odnowienie to moment negocjacji. Przygotowujemy i prowadzimy je, jeśli chcesz.
Stały punkt kontaktowy
Jeden opiekun Twoich umów na oprogramowanie. Nie musisz pilnować zgłoszeń.
Taki jest proces odnowienia
Wczesna ocena
Odnowienie jest w zasięgu wzroku. Sprawdzamy umowę licencyjną na podstawie danych benchmarkowych. Otrzymujesz konkretną rekomendację.
Wybór strategii
Ustalenie strategii: przedłużyć na lepszych warunkach, przejść na alternatywę czy zmniejszyć zakres? Decyzja należy do Ciebie, my dostarczamy argumenty.
Negocjacje
W razie potrzeby rozpoczynamy negocjacje z Dostawcą oprogramowania. Na podstawie danych benchmarkowych i analizy wewnętrznej uzyskujemy lepsze warunki.
Finalizacja
Umowa podpisana, warunki udokumentowane, portfolio zaktualizowane. Ty podpisujesz, my dbamy, żeby wszystko było zgodne.
Faza monitorowania
Rozpoczyna się nowy cykl. Monitorujemy wykorzystanie, rozwój cen i dane umowne. Przygotowujemy się do następnego odnowienia.
Dlaczego to ma znaczenie
idealny czas na rozpoczęcie przed odnowieniem
średnie roczne podwyżki cen od Dostawców oprogramowania
zrealizowane oszczędności u naszych klientów
Najczęściej zadawane pytania
Czy muszę kupić narzędzie?
Nie. Korzystamy z własnego systemu do zarządzania Twoim portfolio. Otrzymujesz jasne raporty bez potrzeby przenoszenia danych czy wdrażania narzędzi.
Ile to zajmie czasu?
Wystartowanie wymaga sesji kick-off trwającej około 2 godzin, podczas której wspólnie przejrzymy istniejące umowy. Później Twój czas poświęcony to średnio 1–2 godziny na umowę rocznie przy decyzjach o odnowieniach.
Jakie umowy zarządza SoftVaro?
Każde umowy na oprogramowanie, które chcesz mieć pod kontrolą. Możemy zacząć od 5 kluczowych umów aż po całe portfolio. Zawsze można zacząć mało i rozbudować.
Jak zarabia SoftVaro?
Zaczynamy mało. Przy pierwszym zgłoszeniu lub odnowieniu jasno ustalamy, ile SoftVaro zarabia. Znasz warunki przed startem, bez zobowiązań na przyszłość. Gdy współpraca się sprawdzi i rozwinie, ustalamy z Tobą umowy dostosowane do rozmiaru Twojego portfolio, np. roczną umowę lub ramową.
Czy mogę zacząć od jednej umowy?
Oczywiście. Wiele organizacji zaczyna od jednej umowy, która dużo kosztuje lub wkrótce wygasa. Jeśli współpraca się sprawdzi, rozszerzamy zakres.
Odnowienie tuż za rogiem? A może chcesz po prostu mieć kontrolę?
Prześlij nam przegląd najważniejszych umów lub umowę, która niedługo wygasa. Zajmiemy się Twoim zgłoszeniem w ciągu 24 godzin i pokażemy, co możemy zrobić.