Kontraktstyring & Fornyelser
Problemet: automatisk fornyelser som ingen gennemgår
Softwarekontrakter fornyer sig selv stille og roligt. Prisen stiger lidt hvert år, vilkår ændres, licenser for tidligere kollegaer fortsætter. Og på et tidspunkt er kontrakten fornyet et år længere uden at nogen har opdaget det.
Hos Enterprise organisationer med hundredvis af Softwarekontrakter er dette ikke en undtagelse, men reglen. Det koster månedligt penge og medfører compliance-risici, der først bliver synlige ved en revision.
Vores tilgang: ét overblik, proaktiv varsling
Kontraktstyring hos SoftVaro er ikke et værktøj eller et dashboard. Det er et fast kontaktpunkt, som overvåger din kontraktportefølje, holder øje med fornyelsesdatoer og slår alarm i god tid, længe før deadline, hvor du stadig har forhandlingsrum.
Hvad er inkluderet i kontraktstyring?
Hvad SoftVaro kontraktstyring omfatter, praktisk og uden overhead.
Kontraktsoversigt
Centralt overblik over alle dine Softwarekontrakter: løbetider, priser, licensantal og kritiske datoer. Altid opdateret.
Proaktiv varsling
Vi slår alarm omkring hver fornyelsesdeadline. Ikke 2 uger før, men 3 til 6 måneder i forvejen.
Prisudvikling synliggjort
År-til-år prisstigninger kortlagt. Vi opdager mønstre, som du ikke ser ved enkelte kontrakter.
Licensbrug
Vi overvåger, om de licenser du betaler for, rent faktisk bliver brugt. Ubrugte licenser er direkte besparelse.
Forhandling ved fornyelse
Hver fornyelse er et forhandlingsøjeblik. Vi forbereder og udfører, hvis du ønsker det.
Fast kontaktperson
Én kontaktperson for dine Softwarekontrakter. Ingen tickets, du selv skal holde styr på.
Sådan ser fornyelsesprocessen ud
Tidlig vurdering
Fornyelsen nærmer sig. Vi gennemgår licensaftalen baseret på benchmarkdata. Du modtager en konkret anbefaling.
Strategivalg
Fastlæggelse af strategi: forlænge med skarpere vilkår, migrere til et alternativ eller nedskalere? Valget er dit, vi leverer underbygning.
Forhandling
Hvor nødvendigt starter vi forhandling med Softwareproducenten. På basis af benchmarkdata og intern analyse sikrer vi skarpere vilkår.
Afslutning
Kontrakt underskrevet, vilkår dokumenteret, portefølje opdateret. Du sætter underskriften, vi sikrer, alt er korrekt.
Overvågningsfase
En ny cyklus begynder. Vi fortsætter med overvågning: brug, prisudvikling, kontraktsdata. Klar til næste fornyelse.
Hvorfor det betyder noget
det ideelle tidspunkt at starte inden en fornyelse
gennemsnitlige årlige prisstigninger fra Softwareproducenter
realiseret besparelse hos vores kunder
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg købe et værktøj?
Nej. Vi arbejder med vores eget system til at holde styr på din portefølje. Du får en klar rapportering, uden at du selv skal overføre data eller implementere et værktøj.
Hvor meget tid kræver det af os?
Opstart kræver en kick-off session på ca. 2 timer, hvor vi gennemgår dine eksisterende kontrakter sammen. Herefter er dit tidsforbrug begrænset til beslutningsøjeblikke ved fornyelser, gennemsnitligt 1–2 timer pr. kontrakt pr. år.
Hvilke kontrakter administrerer SoftVaro?
Alle Softwarekontrakter, du ønsker styr på. Det kan starte med 5 kritiske kontrakter og udvides til hele din portefølje. Det er altid muligt at starte småt og vokse.
Hvordan tjener SoftVaro penge?
Vi starter småt. For din første anmodning eller fornyelse aftaler vi på forhånd transparent, hvad SoftVaro tjener. Du ved altså inden start, hvad du har at forholde dig til, uden forpligtelser efterfølgende. Hvis samarbejdet fungerer og vokser, indgår vi aftaler, der matcher størrelsen på din portefølje, fx en års- eller rammeaftale.
Kan jeg starte med én kontrakt?
Absolut. Mange organisationer bruger os til én specifik kontrakt, der koster mange penge eller snart udløber. Hvis det fungerer, udvider vi samarbejdet.
Fornyelse i sigte? Eller bare vil have styr på det?
Send os en oversigt over dine vigtigste kontrakter eller kontrakten, der snart udløber. Vi håndterer din forespørgsel inden for 24 timer og viser, hvad vi kan gøre.