Gestion des contrats & Renouvellements
Le problème : des renouvellements automatiques que personne ne vérifie
Les contrats logiciels se renouvellent tranquillement. Le prix augmente un peu chaque année, les conditions évoluent, les licences pour d’anciens collaborateurs sont toujours actives. Et au final, le contrat est prolongé d’un an sans que personne ne s’en aperçoive.
Dans les organisations Enterprise avec des centaines de contrats logiciels, ce n’est pas une exception, mais la règle. Cela coûte de l’argent chaque mois et engendre des risques de conformité qui ne se révèlent qu’en cas d’audit.
Notre approche : une vue d’ensemble et des alertes proactives
La gestion des contrats chez SoftVaro n’est ni un outil, ni un tableau de bord. C’est un point de contact fixe qui surveille votre portefeuille de contrats, suit les dates de renouvellement et tire la sonnette d’alarme bien avant la date limite, alors que vous disposez encore d’une marge de négociation.
Que comprend la gestion des contrats ?
Ce que couvre la gestion des contrats SoftVaro, de façon pratique et sans surcharge.
Vue d’ensemble des contrats
Vue centralisée de tous vos contrats logiciels : durées, prix, nombres de licences et dates clés. Toujours à jour.
Alertes proactives
Nous tirons la sonnette d’alarme avant chaque échéance de renouvellement. Pas deux semaines avant, mais trois à six mois avant.
Suivi de l’évolution des prix
Cartographie des augmentations annuelles des prix. Nous détectons des tendances que vous ne voyez pas avec des contrats isolés.
Utilisation des licences
Nous surveillons si les licences que vous payez sont réellement utilisées. Les licences inutilisées représentent des économies directes.
Négociation de renouvellement
Chaque renouvellement est un moment de négociation. Nous préparons et menons les discussions, si vous le souhaitez.
Interlocuteur dédié
Un contact unique pour vos contrats logiciels. Pas de tickets à gérer vous-même.
Voici à quoi ressemble le processus de renouvellement
Revue précoce
Le renouvellement approche. Nous examinons le contrat de licence en nous basant sur des données de référence. Vous recevez une recommandation concrète.
Choix stratégique
Définition de la stratégie : renouveler avec de meilleures conditions, migrer vers une alternative, ou réduire ? Le choix vous appartient, nous le justifions.
Négociation
Le cas échéant, nous entamons la négociation avec le fournisseur de logiciel. Grâce aux données de référence et à notre analyse interne, nous obtenons des conditions plus avantageuses.
Finalisation
Contrat signé, conditions documentées, portefeuille mis à jour. Vous signez, nous nous assurons que tout est en ordre.
Phase de suivi
Un nouveau cycle commence. Nous continuons à surveiller : utilisation, évolution des prix, données contractuelles. En route vers le prochain renouvellement.
Pourquoi c’est important
le moment idéal pour commencer avant un renouvellement
augmentation annuelle moyenne des prix des éditeurs de logiciel
économies réalisées chez nos clients
Questions fréquentes
Dois-je acquérir un outil ?
Non. Nous utilisons notre propre système pour gérer votre portefeuille. Vous recevez un rapport clair, sans avoir à transférer des données vous-même ni à mettre en place un outil.
Combien de temps cela nous prend-il ?
Le démarrage nécessite une séance de lancement d’environ 2 heures où nous passons ensemble en revue vos contrats existants. Ensuite, votre investissement en temps est limité aux décisions lors des renouvellements, en moyenne 1 à 2 heures par contrat et par an.
Quels contrats SoftVaro gère-t-il ?
Tous les contrats logiciels sur lesquels vous souhaitez avoir un contrôle. Cela peut commencer par 5 contrats critiques puis s’étendre à l’ensemble de votre portefeuille. Vous pouvez débuter petit et agrandir ensuite.
Comment SoftVaro est-il rémunéré ?
Nous commençons petit. Pour votre première demande ou renouvellement, nous convenons en toute transparence de la rémunération de SoftVaro. Vous savez donc dès le départ à quoi vous attendre, sans engagement futur. Si la collaboration vous convient et se développe, nous établissons ensemble des accords adaptés à la taille de votre portefeuille, par exemple un contrat annuel ou un accord-cadre.
Puis-je commencer avec un seul contrat ?
Absolument. De nombreuses organisations font appel à nous pour un contrat spécifique qui coûte cher ou arrive à échéance prochainement. Si cela vous convient, nous élargissons ensuite la collaboration.
Renouvellement en vue ? Ou juste envie de maîtriser la situation ?
Envoyez-nous une liste de vos contrats les plus importants ou du contrat qui arrive bientôt à échéance. Nous traitons votre demande en 24 heures et vous montrons ce que nous pouvons faire.