Vertragsmanagement & Renewals
Das Problem: automatische Verlängerungen, die niemand prüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jedes Jahr etwas, Bedingungen ändern sich, Lizenzen für Ex-Kollegen laufen weiter. Und irgendwann ist der Vertrag ein Jahr länger verlängert, ohne dass es jemand bemerkt hat.
Bei Enterprise-Organisationen mit Hunderten von Softwareverträgen ist das eher die Regel als die Ausnahme. Es kostet monatlich Geld und birgt Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unser Ansatz: eine Übersicht, proaktive Signale
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fixer Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio im Blick behält, Renewal-Termine verfolgt und rechtzeitig alarmiert – lange vor der Frist, bei der Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Was SoftVaro Vertragsmanagement praktisch und ohne Overhead umfasst.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht über all Ihre Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzmengen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Signalisierung
Wir schlagen rund um jede Renewal-Frist Alarm. Nicht erst 2 Wochen vorher, sondern drei bis sechs Monate davor.
Preisentwicklung im Blick
Jährliche Preiserhöhungen im Überblick. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei Einzelverträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob die Lizenzen, für die Sie bezahlen, auch tatsächlich genutzt werden. Unbenutzte Lizenzen sind direkte Einsparungen.
Renewal-Verhandlung
Jede Renewal ist ein Verhandlungsmoment. Wir bereiten vor und führen die Verhandlungen, wenn Sie möchten.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst nachverfolgen müssen.
So sieht der Renewal-Prozess aus
Frühe Prüfung
Die Renewal rückt näher. Wir prüfen die Lizenzvereinbarung basierend auf Benchmark-Daten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, auf eine Alternative migrieren oder reduzieren? Die Entscheidung liegt bei Ihnen, wir liefern die Basis.
Verhandlung
Falls nötig starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Benchmark-Daten und interner Analyse erzielen wir schärfere Bedingungen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Bedingungen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen für Korrektheit.
Monitoring-Phase
Ein neuer Zyklus beginnt. Wir bleiben dran: Nutzung, Preisentwicklung, Vertragsdaten. Auf zur nächsten Renewal.
Warum das wichtig ist
der ideale Zeitpunkt, um vor einer Renewal zu starten
durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen von Softwareherstellern
realisierte Einsparungen bei unseren Kunden
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool anschaffen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie erhalten klare Berichte, ohne dass Sie Daten übertragen oder ein Tool implementieren müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von ca. 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach liegt Ihr Zeitaufwand bei den Renewal-Entscheidungen, durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwaltet SoftVaro?
Alle Softwareverträge, die Sie im Griff haben wollen. Das kann mit 5 kritischen Verträgen beginnen und bis zu Ihrem gesamten Portfolio wachsen. Klein starten und ausbauen ist jederzeit möglich.
Wie verdient SoftVaro?
Wir starten klein. Für Ihre erste Anfrage oder Renewal vereinbaren wir transparent im Voraus, was SoftVaro verdient. Sie wissen also vor Beginn, woran Sie sind, ohne Verpflichtungen danach. Gefällt die Zusammenarbeit und wächst sie, treffen wir passende Vereinbarungen je nach Portfolio-Umfang, z.B. Jahresvertrag oder Rahmenvertrag.
Kann ich mit einem Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns für einen bestimmten Vertrag, der viel kostet oder bald ausläuft. Wenn es passt, erweitern wir das.
Renewal in Sicht? Oder einfach mehr Kontrolle wollen?
Senden Sie uns eine Übersicht Ihrer wichtigsten Verträge oder des Vertrages, der bald ausläuft. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 24 Stunden und zeigen Ihnen, was wir tun können.