Was ist Shadow IT und warum ist es ein Risiko?
Shadow IT, Software, die Mitarbeitende ohne Zustimmung der IT nutzen, ist größer und riskanter als viele Organisationen vermuten. Was es ist, wie es entsteht und wie Sie es angehen.
- 25. August 2026
- 5 Min.
Shadow IT ist einer der größten blinden Flecken bei der Verwaltung von Software in Enterprise-Organisationen. Es umfasst alle Technologien, die Mitarbeiter ohne Genehmigung der IT oder Beschaffung nutzen: Apps, Cloud-Speicher und Kommunikationstools. Und das Ausmaß ist größer, als die meisten Organisationen vermuten.
Wie entsteht Shadow IT?
Fast immer aus einem echten Problem. Ein Mitarbeiter benötigt ein Tool, die Genehmigung dauert zu lange oder die IT-Alternative ist unpraktisch. Der kürzeste Weg ist ein kostenloses Konto oder ein kleines Abonnement auf der Geschäftskreditkarte.
Was mit einer Person beginnt, wächst schnell. Kollegen schließen sich an, Dateien werden über nicht genehmigte Plattformen geteilt und unternehmenssensible Daten landen bei Dritten, mit denen niemand Vereinbarungen getroffen hat.
Warum ist Shadow IT ein Problem?
1. Sicherheitsrisiken. Nicht genehmigte Tools werden nicht bewertet, nicht aktualisiert und nicht überwacht.
2. Compliance-Risiken. Daten, die über diese Tools verarbeitet werden, liegen außerhalb Ihrer Kontrolle, obwohl Ihre Organisation weiterhin unter der DSGVO verantwortlich ist.
3. Verschwendung. Sie zahlen für zentrale Tools, während Mitarbeiter zusätzlich andere Tools verwenden, die dasselbe leisten.
Shadow IT und das Cybersecurity-Gesetz
Seit dem 15. August 2026 gilt in den Niederlanden das Cybersecurity-Gesetz, die niederländische Umsetzung von NIS2. Organisationen, die unter dieses Gesetz fallen, müssen die Risiken in ihrer Lieferkette kontrollieren, einschließlich ihrer ICT-Lieferanten. Shadow IT macht diese Übersicht per Definition unvollständig.
Wie gehen Sie Shadow IT an?
Beginnen Sie nicht mit Verboten, sondern mit Verstehen. Warum nutzen Mitarbeiter bestimmte Tools und was fehlt im genehmigten Angebot? Analysieren Sie Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen auf unbekannte Abonnements, fragen Sie die Mitarbeiter nach den von ihnen genutzten Tools und bündeln Sie die Ergebnisse bei IT und Beschaffung.
Achten Sie auch auf die neueste Variante: Abteilungen, die selbst KI-Tools anschaffen. Mehr darüber erfahren Sie in unserem Artikel Shadow AI: die neue Shadow IT.
Wie SoftVaro unterstützt
SoftVaro kartiert Ihre gesamte Softwarelandschaft, einschließlich der Tools, die außerhalb der IT beschafft wurden. Danach helfen wir Ihnen bei der Konsolidierung auf Software mit guten vertraglichen Geschäftsbedingungen.
Häufig gestellte Fragen
Die am häufigsten gestellten Fragen zu diesem Thema.
Was genau ist Shadow IT?
Shadow IT umfasst alle Software und Technologien, die Mitarbeiter ohne Genehmigung oder Wissen von IT oder Beschaffung nutzen, wie kostenlose Tools, persönliche Cloud-Speicher oder nicht genehmigte Kommunikationsplattformen.
Wie entdecken Sie, welche Shadow IT in Ihrer Organisation vorhanden ist?
Beginnen Sie mit Kreditkartenabrechnungen, Spesen und Rechnungen. Fragen Sie zudem die Mitarbeitenden, welche Tools sie verwenden, und ergänzen Sie das mit Daten aus Ihrem IT-Management oder Ihrer SAM-Software.
Hat Shadow IT Auswirkungen auf das Cyber-Sicherheitsgesetz?
Das Cyber-Sicherheitsgesetz verpflichtet die betroffenen Organisationen, die Risiken in ihrer Lieferkette zu kontrollieren. Dazu gehört auch Software, die außerhalb der IT angeschafft wurde.
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