Was ist Tail Spend Management bei Software?

Tail Spend ist ein Begriff, der im Einkauf oft verwendet wird, in der Praxis aber selten gut verwaltet wird. Er bezieht sich auf die lange Schwanzspitze kleiner und mittlerer Ausgaben, die ausserhalb des formalen Einkaufsprozesses liegen und zusammen einen überraschend grossen Teil des Gesamtbudgets ausmachen.

Was ist Tail Spend?

Die Pareto-Regel gilt auch im Einkauf: Im Durchschnitt stehen 20% der Lieferanten für 80% der Ausgaben. Die übrigen 80% der Lieferanten, der Tail, verantworten nur 20% des Budgets. Doch diese 20% sind über Hunderte von kleinen Verträgen, Abonnemente und Einzelkäufe verstreut, die kaum überwacht werden.

Bei Software ist dieser Effekt besonders stark. Denken Sie an:

• Ein Zoom-Abonnement, das sich seit drei Jahren automatisch verlängert

• Zehn verschiedene Projektmanagement-Tools, die von verschiedenen Teams genutzt werden

• Adobe-Lizenzen für Mitarbeitende, die schon lange nicht mehr im Unternehmen sind

• Nischen-Tools, die einst für ein Projekt gekauft, aber nie gekündigt wurden

Warum ist Tail Spend schwer zu kontrollieren?

Es gibt drei strukturelle Ursachen, warum Tail Spend in den meisten Organisationen ausser Kontrolle gerät:

1. Kein zentrales Gesamtbild. Software wird von verschiedenen Abteilungen beschafft, oft via Kreditkarte oder direkte Rechnung, ohne dass IT oder Einkauf Bescheid wissen. Schatten-IT wächst unbemerkt.

2. Automatische Verlängerungen. Die meisten SaaS-Abonnemente verlängern sich automatisch. Ohne aktive Kontrolle zahlt man Jahr für Jahr dasselbe Paket, selbst wenn die Nutzer längst nicht mehr aktiv sind.

3. Fehlende Verhandlungsstärke. Kleine Verträge werden nicht aktiv verhandelt. Der Lieferant bestimmt den Preis, der Kunde akzeptiert ihn stillschweigend.

Wie geht man Tail Spend Management an?

Effektives Tail Spend Management bei Software beginnt mit drei Schritten:

Schritt 1: Inventarisieren. Erfassen Sie alle Software: Welche Tools werden genutzt, von wem, wie viele Lizenzen, was kostet es und wann läuft der Vertrag ab? Dies ist die Grundlage für alles Weitere.

Schritt 2: Analysieren und konsolidieren. Identifizieren Sie Überschneidungen. Wie viele unterschiedliche Projektmanagement-Tools gibt es? Wie viele Videokonferenz-Tools? Konsolidieren Sie auf ein bis zwei pro Kategorie und bauen Sie Verhandlungsstärke bei den verbleibenden Lieferanten auf.

Schritt 3: Aktiv verhandeln. Nutzen Sie die Konsolidierung als Hebel. Gehen Sie mit konkreten Daten zu den Lieferanten: Das ist unser Verbrauch, das sind die Preise, die wir zu zahlen bereit sind. Eine unabhängige Partei wie SoftVaro verfügt zudem über Marktransparenz, die interne Einkäufer selten haben.