Verlängerungen
Das Problem: automatische Verlängerungen, die niemand prüft
Softwareverträge verlängern sich stillschweigend. Der Preis steigt jährlich leicht, Bedingungen ändern sich, Lizenzen für ehemalige Mitarbeiter laufen weiter. Und nach einer Weile wird der Vertrag ein Jahr länger verlängert, ohne dass jemand es bemerkt hat.
Bei Unternehmen mit dutzenden Softwareverträgen ist das eher die Regel als die Ausnahme. Es kostet monatlich Geld und birgt Compliance-Risiken, die erst bei einer Prüfung sichtbar werden.
Unser Ansatz: ein Überblick, proactive Benachrichtigung
Vertragsmanagement bei SoftVaro ist kein Tool und kein Dashboard. Es ist ein fixer Ansprechpartner, der Ihr Vertragsportfolio überwacht, Verlängerungsdaten verfolgt und rechtzeitig alarmiert – lange vor der Frist, wo Sie noch Verhandlungsspielraum haben.
Was ist im Vertragsmanagement enthalten?
Was SoftVaro Vertragsmanagement umfasst – praktisch und ohne Overhead.
Vertragsübersicht
Zentrale Übersicht aller Ihrer Softwareverträge: Laufzeiten, Preise, Lizenzanzahlen und kritische Daten. Immer aktuell.
Proaktive Benachrichtigung
Wir alarmieren Sie zu jeder Verlängerungsfrist. Nicht zwei Wochen davor, sondern drei bis sechs Monate vorher.
Preisentwicklung im Blick
Jährliche Preiserhöhungen transparent gemacht. Wir erkennen Muster, die Ihnen bei einzelnen Verträgen entgehen.
Lizenznutzung
Wir überwachen, ob bezahlte Lizenzen auch tatsächlich genutzt werden. Unbenutzte Lizenzen sind direkte Einsparungen.
Verhandlungsbegleitung
Jede Verlängerung ist ein Verhandlungszeitpunkt. Wir bereiten vor und führen aus, wenn Sie es wünschen.
Fester Ansprechpartner
Eine Kontaktperson für Ihre Softwareverträge. Kein Ticket, das Sie selbst verwalten müssen.
So sieht der Verlängerungsprozess aus
Frühe Prüfung
Die Verlängerung rückt näher. Wir prüfen die Lizenzvereinbarung basierend auf aktuellen Marktdaten. Sie erhalten eine konkrete Empfehlung.
Strategiewahl
Strategie festlegen: Verlängern zu besseren Konditionen, Wechsel zu Alternativen oder Reduzierung? Die Wahl liegt bei Ihnen, wir liefern die Grundlage.
Verhandlung
Wo nötig, starten wir die Verhandlung mit dem Softwarehersteller. Basierend auf Marktdaten und interner Analyse erzielen wir die besten Konditionen.
Abschluss
Vertrag unterschrieben, Konditionen dokumentiert, Portfolio aktualisiert. Sie setzen Ihre Unterschrift, wir sorgen für korrekte Abläufe.
Monitoring-Phase
Neuer Verlängerungsprozess beginnt. Wir überwachen weiter: Nutzung, Preisentwicklung, Vertragsdaten. Auf zur nächsten Verlängerung.
Darum ist das wichtig
der Verlängerungen verlaufen stillschweigend bei Unternehmen
durchschnittliche jährliche Preiserhöhungen der Softwarehersteller
Verhandlungsspielraum bei rechtzeitigem Beginn
Häufig gestellte Fragen
Muss ich ein Tool kaufen?
Nein. Wir arbeiten mit unserem eigenen System zur Verwaltung Ihres Portfolios. Sie erhalten eine klare Berichterstattung, ohne Daten selbst übertragen oder ein Tool implementieren zu müssen.
Wie viel Zeit kostet es uns?
Der Start erfordert eine Kick-off-Session von etwa 2 Stunden, in der wir gemeinsam Ihre bestehenden Verträge durchgehen. Danach beschränkt sich Ihr Zeitaufwand auf Entscheidungsphasen bei Verlängerungen – durchschnittlich 1 bis 2 Stunden pro Vertrag und Jahr.
Welche Verträge verwalten Sie?
Alle Softwareverträge, über die Sie Kontrolle haben wollen. Das kann mit 5 kritischen Verträgen starten und auf Ihr gesamtes Portfolio ausgeweitet werden. Klein starten und erweitern ist jederzeit möglich.
Was kostet das laufende Vertragsmanagement?
Wir bieten drei Modelle: feste Monatsgebühr für kontinuierliches Management, Performance-Gebühr auf Einsparungen bei Verlängerungen oder eine Kombination. Welches Modell zu Ihnen passt, bestimmen wir gemeinsam basierend auf Ihrem Portfolio.
Kann ich mit nur einem Vertrag starten?
Absolut. Viele Organisationen beauftragen uns für genau einen Vertrag, der hohe Kosten verursacht oder bald ausläuft. Wenn es gefällt, erweitern wir den Umfang.
Verlängerung in Sicht? Oder einfach mehr Kontrolle wünschen?
Senden Sie uns eine Übersicht Ihrer wichtigsten Verträge oder den Vertrag, der demnächst ausläuft. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden und zeigen, was wir leisten können.