Renouvellements
Le problème : les renouvellements automatiques que personne ne vérifie
Les contrats logiciels se renouvellent tranquillement. Le prix augmente légèrement chaque année, les conditions évoluent, les licences pour d’anciens collègues restent actives. Et à un moment donné, le contrat est prolongé d'un an sans que personne ne s'en rende compte.
Dans les grandes entreprises avec des dizaines de contrats logiciels, ce n’est pas une exception, mais la règle. Cela coûte de l’argent chaque mois et génère des risques de conformité qui ne deviennent visibles qu’en cas d’audit.
Notre approche : une vue d’ensemble, une détection proactive
La gestion des contrats chez SoftVaro n’est ni un outil ni un tableau de bord. C’est un interlocuteur dédié qui surveille votre portefeuille de contrats, suit les dates de renouvellement et tire la sonnette d’alarme à temps, bien avant la date limite, vous laissant encore une marge de manœuvre pour la négociation.
Qu’est-ce qui est inclus dans la gestion des contrats ?
Ce que comprend la gestion des contrats SoftVaro, pratique et sans surcharge.
Vue d’ensemble des contrats
Vue centrale de tous vos contrats logiciels : durées, prix, nombre de licences et dates critiques. Toujours à jour.
Alertes proactives
Nous tirons la sonnette d’alarme à chaque échéance de renouvellement. Pas 2 semaines avant, mais entre trois et six mois.
Suivi de l’évolution des prix
Cartographie des augmentations de prix annuelles. Nous détectons des tendances que vous ne voyez pas sur des contrats individuels.
Utilisation des licences
Nous surveillons si les licences que vous payez sont réellement utilisées. Les licences inutilisées représentent des économies directes.
Négociation de renouvellement
Chaque renouvellement est une occasion de négocier. Nous préparons et menons les négociations, si vous le souhaitez.
Interlocuteur dédié
Un seul contact pour vos contrats logiciels. Pas de tickets que vous devez suivre vous-même.
Voici à quoi ressemble le processus de renouvellement
Première revue
Le renouvellement approche. Nous passons en revue le contrat de licence sur la base des données actuelles du marché. Vous recevez une mise à jour avec une recommandation concrète.
Choix stratégique
Définir la stratégie : prolonger avec de meilleures conditions, migrer vers une alternative, ou réduire ? La décision vous appartient, nous apportons les arguments.
Négociation
Au besoin, nous entamons la négociation avec l’éditeur de logiciel. Basés sur les données du marché et notre analyse interne, nous obtenons les meilleures conditions.
Clôture
Contrat signé, conditions documentées, portefeuille mis à jour. Vous signez, nous veillons à ce que tout soit en ordre.
Phase de suivi
Le nouveau processus de renouvellement commence. Nous continuons à surveiller : utilisation, évolution des prix, données contractuelles. En route vers le prochain renouvellement.
Pourquoi c’est important
des renouvellements se font silencieusement dans les grandes entreprises
augmentation annuelle moyenne des prix par les éditeurs de logiciel
marge de négociation si vous commencez à temps
Questions fréquentes
Dois-je acquérir un outil ?
Non. Nous utilisons notre propre système pour suivre votre portefeuille. Vous recevez un rapport clair, sans avoir à transférer des données vous-même ni à implémenter un outil.
Combien de temps cela nous prend-il ?
Le démarrage nécessite une session de kick-off d’environ 2 heures durant laquelle nous passons en revue vos contrats existants. Ensuite, votre investissement en temps est limité aux prises de décision lors des renouvellements, en moyenne 1 à 2 heures par contrat par an.
Quels contrats gérez-vous ?
Tous les contrats logiciels que vous souhaitez gérer. Cela peut commencer avec 5 contrats critiques jusqu’à votre portefeuille complet. Commencer petit et étendre est toujours possible.
Quel est le coût de la gestion continue des contrats ?
Nous proposons trois modèles : un forfait mensuel fixe pour une gestion continue, une rémunération basée sur les économies réalisées lors du renouvellement, ou une combinaison des deux. Nous déterminons ensemble le modèle adapté à votre portefeuille.
Puis-je commencer avec un seul contrat ?
Absolument. De nombreuses organisations nous sollicitent pour un contrat spécifique qui coûte cher ou arrive bientôt à échéance. Si cela vous convient, nous pouvons étendre la gestion.
Renouvellement en vue ? Ou simplement envie de garder le contrôle ?
Envoyez-nous un aperçu de vos contrats les plus importants ou du contrat qui arrive bientôt à échéance. Nous traitons votre demande sous 24 heures et vous montrons ce que nous pouvons faire.