Verlengingen
Het probleem: automatische verlengingen die niemand controleert
Softwarecontracten verlengen zichzelf stilletjes. De prijs gaat elk jaar iets omhoog, voorwaarden wijzigen, licenties voor ex-collega’s worden doorbetaald. En plots is het contract een jaar langer verlengd zonder dat iemand het heeft opgemerkt.
Bij Enterprise organisaties met tientallen softwarecontracten is dit eerder regel dan uitzondering. Het kost maandelijks geld en veroorzaakt compliance-risico’s die pas zichtbaar worden tijdens een audit.
Onze aanpak: één overzicht, proactieve signalering
Contractbeheer bij SoftVaro is geen tool en geen dashboard. Het is een vast aanspreekpunt dat uw contractportfolio bewaakt, verlengingsdata in de gaten houdt en tijdig aan de alarmbel trekt, ruim vóór de deadline waar u nog onderhandelingsruimte hebt.
Wat zit er in contractbeheer inbegrepen?
Wat SoftVaro contractbeheer praktisch omvat, zonder overbodige overhead.
Contractenoverzicht
Centraal overzicht van al uw softwarecontracten: looptijden, prijzen, aantal licenties en kritieke data. Altijd up-to-date.
Proactieve signalering
Wij trekken aan de alarmbel rond elke verlengingsdeadline. Niet pas 2 weken ervoor, maar drie tot zes maanden op voorhand.
Prijsontwikkeling tracking
Jaarlijkse prijsstijgingen in kaart gebracht. Wij zien patronen die u zelf bij losse contracten gemakkelijk over het hoofd ziet.
Licentiegebruik
We monitoren of de licenties die u betaalt ook effectief gebruikt worden. Ongebruikte licenties zijn rechtstreekse besparingen.
Verlengingsonderhandeling
Elke verlenging is een onderhandelingsmoment. Wij bereiden voor en voeren uit, als u dat wenst.
Vast aanspreekpunt
Één contactpersoon voor uw softwarecontracten. Geen tickets die u zelf moet opvolgen.
Zo verloopt het verlengingsproces
Vroege evaluatie
De verlenging komt in zicht. Wij beoordelen de licentieovereenkomst op basis van actuele marktdata. U ontvangt een concrete aanbeveling.
Strategiekeuze
Strategie bepalen: verlengen tegen scherpere voorwaarden, overstappen naar alternatief, of afbouwen? De keuze is aan u, met onderbouwing door ons.
Onderhandeling
Waar nodig starten wij de onderhandelingen met de softwareleverancier. Op basis van marktdata en interne analyse behalen wij de beste voorwaarden.
Afsluiten
Contract getekend, voorwaarden gedocumenteerd, portfolio geüpdatet. U ondertekent, wij zorgen dat alles klopt.
Monitoringfase
Het nieuwe verlengingsproces begint. Wij blijven monitoren: gebruik, prijsontwikkeling, contractdata. Klaar voor de volgende verlenging.
Waarom dit belangrijk is
van verlengingen verlengt bij Enterprise organisaties stilletjes door
gemiddelde jaarlijkse prijsstijging vanuit softwareleveranciers
onderhandelingsruimte als je op tijd start
Veelgestelde vragen
Moet ik een tool aanschaffen?
Nee. Wij werken met ons eigen systeem om uw portfolio bij te houden. U krijgt een duidelijke rapportage zonder dat u zelf data hoeft over te zetten of een tool moet installeren.
Hoeveel tijd kost het ons?
Starten vraagt een kick-off sessie van ongeveer 2 uur waarin we samen uw bestaande contracten bekijken. Nadien is uw tijdsinvestering beperkt tot beslissingen rond verlengingen, gemiddeld 1 à 2 uur per contract per jaar.
Welke contracten beheren jullie?
Alle softwarecontracten waar u grip op wilt. Dat kan starten met 5 kritieke contracten tot uw volledige portfolio. Klein starten en dan uitbreiden kan altijd.
Wat kost doorlopend contractbeheer?
Wij bieden drie modellen: een vast maandbedrag voor doorlopend beheer, een prestatievergoeding op besparingen bij verlenging, of een combinatie. Welk model bij u past bepalen we samen op basis van uw portfolio.
Kan ik starten met één contract?
Absoluut. Veel organisaties schakelen ons in voor één specifiek contract dat veel kost of binnenkort afloopt. Als het bevalt, breiden we uit.
Verlenging in zicht? Of gewoon willen doorgronden?
Stuur ons een overzicht van uw belangrijkste contracten of van het contract dat binnenkort afloopt. Wij pakken uw aanvraag binnen 24 uur op en tonen wat we kunnen betekenen.